Στο Pylon Flex, η λειτουργία Τάξεις Ομάδων αφορά ενέργειες CRM τύπου ομάδας/τάξης που παρέχουν τη δυνατότητα οργάνωσης και διαχείρισης ομαδικών δραστηριοτήτων. Η λειτουργικότητα αυτή απευθύνεται κυρίως σε επιχειρήσεις των οποίων η εμπορική δραστηριότητα σχετίζεται με την έννοια της τάξης, όπως γυμναστήρια, φροντιστήρια και παρόμοιες επιχειρήσεις.

Γνωρίζετε ότι:

• Η Διαχείριση Ενεργειών Ομάδων & Τάξεων είναι διαθέσιμη μέσω του token 36.
• Παρέχει τη δυνατότητα διαχείρισης πολλών επαφών, με διαφορετικό τρόπο πληρωμής ανά επαφή.
• Διατίθεται δυνατότητα επανάληψης ενεργειών βάσει σεναρίου επανάληψης.
• Υποστηρίζει τη δήλωση παρουσιών και τη μαζική τιμολόγηση των συμμετεχόντων.

Δημιουργία Τάξεων Ομάδων

Για να δημιουργήσετε Τάξεις Ομάδων, εργαστείτε ως εξής:

• Ορίστε τις Τάξεις Όμαδας (CRM → Για προχωρημένους),
• πατήστε Προσθήκη,
• συμπληρώνεται αυτόματα ο Κωδικός (σε περίπτωση ενεργοποίησης αυτόματης παραμετροποίησης κωδικού από Οργάνωση → CRM → Τάξεις Ομάδας → Οργάνωση),
• αναγράψτε το Όνομα της τάξης/ομάδας,
• επιλέξτε την Υπηρεσία/Είδος (κωδικό της υπηρεσίας ή του είδους που αφορά την τάξη),
• επιλέξτε τον Τύπο Πληρωμής, με βάση τον μεγαλύτερο αριθμό συμμετεχόντων της τάξης, με μία από τις παρακάτω τιμές:
  • Σύμβαση, για πελάτες με σύμβαση, π.χ. μηνιαίες συνδρομές
  • Προπληρωμή, για πελάτες που προπληρώνουν το ποσό που τους αναλογεί
  • Πληρωμή μετά, για πελάτες που εξοφλούν μετά την ολοκλήρωση της ενέργειας
• επιλέξτε στον Τύπο Εγγραφής, μία από τις παρακάτω τιμές:
  • Σταθερή, όταν δεν απαιτείται προσθήκη συμμετεχόντων κατά τη διάρκεια της τάξης
  • Ανοιχτή, όταν απαιτείται εισαγωγή επιπλέον συμμετεχόντων κατά τη διάρκεια της τάξης
• Στο tab Γενικά:
  • συμπληρώνετε Ημ/νία Έναρξης και Ημ/νία Λήξης το χρονικό εύρος της τάξης,
  • δηλώνετε στον Τύπο Τιμολογίου Χονδρική ή Λιανική
    ⇒ Η γενική παραμετροποίηση του πεδίου πραγματοποιείται από Οργάνωση → CRM → Τάξεις Ομάδας → Οργάνωση.
  • στην περιοχή Συμμετέχοντες,
    • συμπληρώνετε τους Πελάτες που θα συμμετέχουν στην τάξη,
    • σε όλους τους συμμετέχοντες υπάρχει προεπιλεγμένος Τύπος Πληρωμής που έχει δηλωθεί παραπάνω, με δυνατότητα τροποποίησης ανά πελάτη,
    • όταν ο τρόπος πληρωμής είναι Σύμβαση, θα πρέπει να δηλωθεί και η σχετική σύμβαση,
    • στην Υπηρεσία/Είδος εμφανίζεται η υπηρεσία/είδος στην οποία συμμετέχουν οι πελάτες της ομάδας,
      ⇒ Όταν στη γραμμή συμμετέχοντος δεν υπάρχει τύπος πληρωμής Σύμβαση, μπορείτε να ορίσετε τις στήλες Ποσότητα, Τιμή και Έκπτωση.

• Στο tab Ενέργειες διαμορφώνεται η τάξη ομάδας. Συγκεκριμένα,
  • συμπληρώνετε τον Επιμελητή, όπου εμφανίζεται αυτόματα ο χρήστης που πραγματοποιεί την εισαγωγή,
  • ορίζετε την Υποκατηγορία, όπου δηλώνετε τον υποτύπο της ενέργειας,
• πατήστε Προσθήκη για να ανοίξει η φόρμα Ενέργειες. Συγκεκριμένα,
  • • ορίζετε στα πεδία Από Ημερομηνία – Έως Ημερομηνία το ημερομηνιακό εύρος της τάξης,
    • επιλέγετε την καθορισμένη Ημέρα πραγματοποίησης της τάξης,
    • επιλέγετε την καθορισμένη Ώρα πραγματοποίησης της τάξης,
    • συμπληρώνετε την Προγρ/μένη Διάρκεια της τάξης,
    • επιλέγετε τον Επιμελητή της τάξης,
    • ενεργοποιείτε το flag Ολοήμερο όταν πρόκειται για ολοήμερη τάξη και απενεργοποιείτε για χωρίς συγκεκριμένη διάρκεια,
    • προσθέτετε τους Σχετιζόμενους Πόρους, όπως εξοπλισμό ή βοηθήματα, που ενδεχομένως απαιτούνται για τη συγκεκριμένη τάξη (π.χ. όργανα γυμναστικής),
    • πατήστε Εκτέλεση για να δημιουργηθεί η τάξη.

• αφού πατήσετε Αποθήκευση, ενεργοποιούνται οι παρακάτω επιλογές:
  • Δημιουργία Ενεργειών: Δημιουργεί ξεχωριστή ενέργεια για κάθε ημέρα που έχει οριστεί. Η στήλη Δημιουργία ενημερώνεται αντίστοιχα.
  • Ενημέρωση Ενεργειών: Ενημερώνει τις υπάρχουσες ενέργειες.
  • Διαγραφή Ενεργειών: Παρέχει δυνατότητα μαζικής διαγραφής ενεργειών.

⇒ Μπορείτε να δείτε συγκεντρωτικά τις Ενέργειες (από Ενέργειες) που δημιουργήθηκαν, επιλέγοντας το Μεγεθυντικό Φακό και να προβάλετε αναλυτικά κάθε ενέργεια. Εναλλακτικά, μεταβαίνετε από CRM → Ενέργειες → Ομάδα.

• Το tab Επιλογές περιλαμβάνει:
  • τη Σειρά και τον Τρόπο Πληρωμής βάσει των οποίων θα δημιουργηθεί το παραστατικό στις περιπτώσεις συμβάσεων και τιμολογίων,
  • στις περιπτώσεις Συμβάσεων, η σειρά που θα επιλέξετε θα πρέπει να είναι Δελτίο Αποστολής, καθώς τα τιμολόγια έχουν εκδοθεί κατά την έναρξη της σύμβασης.

⇒ Το παραστατικό που καταχωρείται μέσω της ενέργειας, ουσιαστικά αφαιρεί τη συνεδρία/μάθημα από τη συμφωνία της σύμβασης. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να γνωρίζετε πόσα μαθήματα υπολείπονται από τη σύμβαση και τι έχει πληρώσει ο πελάτης.

Διαθεσιμότητα

Για να έχετε διαθέσιμη τη λειτουργικότητα που περιγράφεται, θα πρέπει να έχετε μία από τις παρακάτω συνδρομές:

• Pylon Flex Commercial I
• Pylon Flex Commercial IΙ
• Pylon Flex Commercial IΙΙ