Για να πραγματοποιήσετε την εισαγωγή του αρχείου επαφών στην εφαρμογή, θα πρέπει να δημιουργήσετε ένα σενάριο εισαγωγής. Εργαστείτε ως εξής:

• Επιλέξτε Παραμετροποίηση Εισαγωγής Δεδομένων (Οργάνωση → Για Προχωρημένους) και πατήστε Προσθήκη.
  ⇒ Εάν διαθέτετε ήδη έτοιμο σενάριο που έχει εξαχθεί από άλλη εγκατάσταση, πατήστε Εισαγωγή.

• επιλέξτε στο pop up παράθυρο που θα εμφανιστεί Μενού: CRM → Επαφές και πατήστε ΟΚ,

• στην οθόνη συμπληρώστε το πεδίο Περιγραφή με τον επιθυμητό τίτλο.

Ρυθμίσεις

• στο tab Ρυθμίσεις, ορίστε τις βασικές παραμέτρους εισαγωγής της εφαρμογής και του αρχείου Excel στις περιοχές Γενικές Επιλογές και Επιλογές Excel. Πιο συγκεκριμένα:

Στην περιοχή Γενικές Επιλογές,

• επιλέξτε Excel στον Τύπο Εισαγωγής Δεδομένων,
• ορίστε το Πεδίο Κλειδιού, το οποίο χρησιμοποιείται για την ομαδοποίηση και τη σύνδεση εγγραφών, με αντίστοιχο πεδίο οντότητας της βάσης, που επίσης χρησιμοποιείται για ανεύρεση της εγγραφής είτε για περιπτώσεις ενημέρωσης ή για ταυτοποίηση μοναδικότητας σε εισαγωγή,
  ⇒ Φροντίστε ώστε το πεδίο αυτό να οριστεί στο tab Πεδία. Διαφορετικά, κατά την καταχώρηση θα εμφανιστεί το απαγορευτικό μήνυμα: Το πεδίο κλειδί που ορίστηκε είναι μη αποδεκτό.

• επιλέξτε το Πεδίο Αντικειμένου, το οποίο αναφέρεται στο πεδίο της βάσης με το οποίο θα γίνει η σύγκριση,
  ⇒ Συνήθως, εφόσον χρησιμοποιείται αυτόματη κωδικοποίηση, αποθηκεύεται ο παλιός κωδικός σε κάποιο από τα πεδία Χρήστη: UserDefinedText01-UserDefinedText05. Επομένως, σε αυτή την περίπτωση, επιλέγετε κάποιο από αυτά ως πεδίο οντότητας.

• ενεργοποιήστε το flag Ενεργό, ώστε το σενάριο να είναι διαθέσιμο προς χρήση,
• ορίστε στο πεδίο Συμπεριφορά την ενέργεια που θα πραγματοποιήσει το σενάριο. Επιλέξτε ένα απο τα ακόλουθα:
  • Εισαγωγή, για να γίνει έλεγχος ύπαρξης των δεδομένων, εφόσον δεν υπάρχουν. Αν υπάρχουν, εμφανίζεται σχετικό μήνυμα για τη συγκεκριμένη εγγραφή.
  • Εισαγωγή ή Ενημέρωση, για να γίνει έλεγχος ύπαρξης των δεδομένων, εφόσον δεν υπάρχουν. Αν υπάρχουν, πραγματοποιείται ενημέρωση.
  • Ενημέρωση, για να γίνει έλεγχος ύπαρξης των δεδομένων, εφόσον υπάρχουν. Αν δεν υπάρχουν, εμφανίζεται σχετικό μήνυμα για τη συγκεκριμένη εγγραφή.
• ορίστε το Υποκατάστημα Πεδίου Κλειδιού, ώστε να εισάγετε τα Υποκαταστήματα της Επαφής (όπως στο Πεδίο Κλειδιού),
• επιλέξτε το Υποκατάστημα Πεδίου Οντότητας, ώστε να εισάγετε τα Υποκαταστήματα της Επαφής (όπως στο Πεδίο Αντικειμένου).

Στην περιοχή Επιλογές Excel,

• ορίστε στον Τύπο Εξαγωγής την τιμή του κελιού που θα χρησιμοποιηθεί,
  • με το Όνομα κελιού π.χ. θα χρησιμοποιηθεί το λεκτικό του κελιού Α.
  • με το Κλειδί Κελιού π.χ. θα χρησιμοποιηθεί ο αριθμός που αντιστοιχεί στο κελί 1,
• η Επικεφαλίδα ενεργοποιείται όταν η πρώτη γραμμή του Excel περιέχει τις περιγραφές των τιμών,
• συμπληρώστε το Όνομα Φύλλου (περιγραφή του φύλλου Excel).

Πεδία

• Στο tab Πεδία, ορίστε τα Διαθέσιμα Πεδία που θα χρησιμοποιηθούν ως Πεδία Εισαγωγής.
  Εργαστείτε ως εξής:
  • Επιλέξτε τα Διαθέσιμα Πεδία και πατήστε το εικονίδιο μεταφοράς για να τα προσθέσετε στα Πεδία Εισαγωγής,
    ⇒ Για να τα αφαιρέσετε, επιλέξτε το πεδίο και πατήστε Διαγραφή.
  • ορίστε τη στήλη Excel από την οποία θα αντληθούν τα δεδομένα. Ανάλογα με τον Τύπο Εξαγωγής, συμπληρώστε το αντίστοιχο πεδίο.
    ⇒ Για παράδειγμα, εάν έχετε επιλέξει την τιμή Όνομα, καταχωρίστε στο πεδίο Όνομα κελιού Excel το λεκτικό της αντίστοιχης στήλης.

⇒ Κατά την αντιστοίχιση πεδίων και στηλών Excel, οι τιμές πρέπει να υπάρχουν στους πίνακες, διαφορετικά θα εμφανιστεί σφάλμα.
⇒ Aντιστοιχίζετε πεδίο εφαρμογής με στήλη excel, όχι με αξίες. Για παράδειγμα, εάν ο Τρόπος Πληρωμής στην εφαρμογή είναι Πιστωτική Κάρτα, αλλά στο excel εμφανίζεται ως Credit Card, η τιμή δεν υπάρχει και θα εμφανιστεί σφάλμα κατά την εισαγωγή.

Εκτέλεση Εργασίας

• Επιλέξτε Εκτέλεση μέσα από τον σχεδιασμό του σεναρίου ή από Εισαγωγές Δεδομένων (Οργάνωση → Για Προχωρημένους),
• ορίστε το αρχείο excel, από τη φόρμα εισαγωγής δεδομένων και πατήστε Εκτέλεση,
• εμφανίζεται οθόνη ενημέρωσης με το αποτέλεσμα και τυχόν σφάλματα, μετά την ολοκλήρωση.

Extra Tips

• Μπορείτε να παραλείψετε το πεδίο κωδικός στο αρχείο excel και στο σενάριο, εφόσον έχετε αυτόματη αρίθμηση.
• Σε πίνακες όπως Καθεστώς Φ.Π.Α., Λογιστική Κατηγορία, Τρόπος Πληρωμής, μπορείτε να ορίσετε μια κοινή τιμή για όλες τις γραμμές, από τις ιδιότητες του πεδίου στα Πεδία Εισαγωγής, χωρίς να την περιλάβετε στο αρχείο excel.
• Εάν το πλήθος των εγγραφών προς εισαγωγή είναι μεγάλο, δοκιμαστικά μπορείτε να πραγματοποιήσετε εισαγωγή με λιγότερες γραμμές, για παράδειγμα τις πρώτες 10.
• Εάν η επωνυμία της Επαφής είναι διαφορετική από την εμπορική ονομασία, τότε μπορείτε να δώσετε την επωνυμία όπως εμφανίζεται στην ΑΑΔΕ, στο πεδίο Όνομα και να χρησιμοποιήσετε το πεδίο Διακριτικός Τίτλος, για την εμπορική ονομασία.
• Η μορφοποίηση στις στήλες αρχείου excel θα πρέπει να είναι Γενική, εκτός κι αν πρόκειται για αριθμούς όπου χρησιμοποιείτε το format Αριθμός.
• Αποφύγετε τις κενές γραμμές στο αρχείο excel.
• Για την αποφυγή σφαλμάτων μοναδικότητας, ελέγξτε τα δεδομένα στο Excel για διπλοεγγραφές πριν την εισαγωγή.
• Χρησιμοποιήστε ένα αλφαριθμητικό πεδίο (UserDefText) με την τιμή Από Εισαγωγή για να διακριθούν οι απογραφές ειδών που δημιουργήθηκαν μέσω της εισαγωγής.
• Το αρχείο excel πρέπει να είναι κλειστό κατά την εκτέλεση της εργασίας.
• Σε αρχείο excel που έχει υποστεί μεγάλη μορφοποίηση, αντιγράψτε τα δεδομένα σε νέο αρχείο excel και επικολλήστε τις τιμές επιλέγοντας Μόνο Τιμές.

⇒ Μπορείτε να πραγματοποιήσετε λήψη πρότυπων αρχείων: Template Επαφών & Πρότυπο Σενάριο Εισαγωγής Αρχείου Λοιπών Επαφών.

⇒ Το σενάριο έχει δημιουργηθεί σύμφωνα με το πρότυπο αρχείο excel και περιέχει όλα τα πεδία, αντιστοιχισμένα με την εκάστοτε στήλη του αρχείου. 

Διαθεσιμότητα

Για να έχετε διαθέσιμη τη λειτουργικότητα που περιγράφεται, θα πρέπει να έχετε μία από τις παρακάτω συνδρομές:

• Pylon Flex Commercial I
• Pylon Flex Commercial IΙ
• Pylon Flex Commercial IΙΙ