Εισαγωγή
Μέσα από αυτή τη λειτουργικότητα καλύπτονται ειδικές απαιτήσεις μετασχηματισμών με διάφορα κριτήρια, τόσο μεταξύ ιδίου υποσυστήματος όσο και διαφορετικών (Αγορές – Πωλήσεις – Αποθήκη). Δίνεται η δυνατότητα μεταξύ άλλων ο καθορισμός πολλαπλών κριτηρίων μετασχηματισμού που αφορούν είτε το παραστατικό είτε τις γραμμές, η επιλογή των προς μετασχηματισμό πεδίων και οι επιδράσεις ή μη στο πηγαίο παραστατικό π.χ. Backorder.
Παραμετροποίηση
Για να μπορέσετε να λειτουργήσετε τα σενάρια μετασχηματισμού, πρέπει να δημιουργήσετε ομάδα και συνθήκη που θα συμπεριλάβετε στο σενάριό σας, να δημιουργήσετε σχήμα σεναρίου και να το ορίσετε στην σειρά του αρχικού παραστατικού.
Σενάρια Μετασχηματισμού
Για να δημιουργήσετε ένα σενάριο μετασχηματισμού ακολουθείτε στο μενού την διαδρομή Οργάνωση → Εμπορικό → Για Προχωρημένους → Σενάρια Μετασχηματισμού → Σενάρια. Ορίζετε όνομα για το σενάριο και ο κωδικός συμπληρώνεται αυτόματα, ενώ έχετε δυνατότητα να αλλάξετε την μορφοποίησή του από την ενέργεια Παραμετροποίηση Κωδικού Σεναρίου στο μενού Οργάνωση → Εμπορικό → Για Προχωρημένους → Οργάνωση.
Tab Γενικά
Στο πεδίο “Τύπος Αρχικού” επιλέγετε το κύκλωμα του παραστατικού προέλευσης και στο “Τύπος Παραγόμενου” του παραστατικού προορισμού.
Στην περιοχή Γενικές Επιλογές δηλώνετε προτιμήσεις για την παραμετροποίηση του παραγόμενου παραστατικού. Στο πεδίο “Σειρά Παραστατικού” συμπληρώνετε τη σειρά του παραστατικού που θα παραχθεί, για παράδειγμα την Παραγγελία Πώλησης.
Επίσης, μπορείτε να ορίσετε βήμα σεναρίου στο σενάριο μετασχηματισμού.
Στην περίπτωση σεναρίου με κοινό κύκλωμα σε τύπο αρχικού και παραγόμενου, στο πεδίο “Επηρεάζει το Αρχικό”, επιλέγετε πως θα το επηρεάζει. Επιλέγετε τις τιμές:
• Κανονικά (Ανεκτέλεστο), το αρχικό παραστατικό μπορεί να μετασχηματιστεί όσες φορές χρειαστεί έως ότου εξαντληθούν όλες οι ποσότητες προς μετασχηματισμό ανεξαρτήτου γραμμής.
• Μια φορά, το αρχικό παραστατικό μπορεί να μετασχηματιστεί μία μόνο φορά (μετά κλείνει) ανεξάρτητα από τα υπόλοιπα προς μετασχηματισμό. Για παράδειγμα, σε μια παραγγελία με δύο γραμμές από 100 και 150 ποσότητα η κάθε μία, αν εκτελεστεί ο μετασχηματισμός με ποσότητες 50 και 80 αντίστοιχα, το παραστατικό θεωρείται κλειστό παρόλο που έχει μείνει υπόλοιπο και δεν μπορεί να μετασχηματιστεί ξανά.
• Κάθε γραμμή μόνο μια φορά, η κάθε γραμμή του αρχικού παραστατικού, μπορεί να μετασχηματιστεί μία μόνο φορά, ανεξάρτητα από την ποσότητα μετασχηματισμού και το υπόλοιπο που εκκρεμεί. Για παράδειγμα, αν σε παραστατικό με δύο γραμμές ποσότητας 100 και 150, μετασχηματιστεί μόνο η πρώτη γραμμή με ποσότητα 80, σε επόμενο μετασχηματισμό θα είναι διαθέσιμη μόνο η δεύτερη γραμμή με ποσότητα 150.
• Όχι, δεν επηρεάζει το αρχικό.
Το πεδίο “Σχέση με Αρχικό Παρ/κό” ενεργοποιείται σε περίπτωση που ορίσετε την τιμή Όχι στο πεδίο “Επηρεάζει το Αρχικό”. Επιλέγετε μεταξύ των:
• Όχι, αν δεν θέλετε το παραγόμενο να συσχετίζεται με το αρχικό παραστατικό και άρα να μην εμφανίζεται στην ενέργεια του παραστατικού Σχετιζόμενα Παραστατικά
• Ναι, για περιπτώσεις που θέλετε να εκτελείται ξανά το ίδιο σενάριο για το ίδιο παραστατικό και να δημιουργούνται πολλά παραχθέντα παραστατικά όπου και θα εμφανίζονται στην ενέργεια του παραστατικού Σχετιζόμενα Παραστατικά
• Yes (Recreate), για περιπτώσεις που θέλετε να εκτελείται ξανά το ίδιο σενάριο για το ίδιο παραστατικό, όπου θα διαγράφεται αυτόματα το παραστατικό που έχει δημιουργηθεί και θα ξαναδημιουργηθεί με τις νέες συνθήκες και θα εμφανίζεται στην ενέργεια του παραστατικού Σχετιζόμενα Παραστατικά
• Ναι, Σχέση ποσοτήτων, αν θέλετε το παραγόμενο να συσχετίζεται με το αρχικό παραστατικό και σε επίπεδο γραμμών και άρα εμφανίζεται στην ενέργεια του παραστατικού Σχετιζόμενες Γραμμές
Στο πεδίο “Τρόπος Δημιουργίας” υπάρχουν οι παρακάτω επιλογές:
• Στοιχεία και Γραμμές Αρχικού Παρ/κού, όπου τα παραστατικά συνδέονται σε επίπεδο κεφαλίδας και γραμμών παραστατικού
• Στοιχεία Αρχικού Παρ/κού, όπου τα παραστατικά συνδέονται σε επίπεδο κεφαλίδας παραστατικού
• Γραμμές Αρχικού Παρ/κού, όπου τα παραστατικά συνδέονται σε επίπεδο γραμμών παραστατικού
Στο πεδίο “Έλεγχος Σχέσεων” επιλέγετε την τιμή Αυστηρή ή Ελεύθερο αναλόγως αν θέλετε να μην διαγράφεται το αρχικό παραστατικό ή να μπορεί να διαγραφεί, εφόσον έχει εκτελεστεί ο μετασχηματισμός. Με την διαγραφή του αρχικού παραστατικού, θα διαγραφεί αυτόματα και το παραχθέν παραστατικό.
Tab Παράμετροι Στοιχείων Παρ/κού
Αυτό το tab περιλαμβάνει γενικές παραμέτρους που αφορούν το παραγόμενο παραστατικό, όπως ισχύει και στον απλό μετασχηματισμό παραστατικών. Για παράδειγμα, αν μπορεί να τροποποιηθεί, να διαγραφεί, να ακυρωθεί ή αν θα μεταφέρονται οι εμπορικές πολιτικές, οι ισοτιμίες, οι ειδικές διατάξεις και οι πρόσθετες χρεώσεις που πιθανά υπάρχουν στο αρχικό παραστατικό.
Στο group Ομάδα, έχετε τη δυνατότητα να ομαδοποιήσετε το παραχθέν παραστατικό ανά πεδία όπως πχ. ανά σεζόν ή ανά επιχειρηματική μονάδα.
Tab Line Options
Στο πεδίο “Φίλτρα” γίνεται επιλογή σχετικά με τις συνθήκες που θα αναλυθούν στη συνέχεια του κειμένου (βλ. Ομάδες Συνθηκών & Συνθήκες Σεναρίου Μετασχηματισμού)
Στο πεδίο “Ποσότητα” διαλέγετε μία από τις παρακάτω τιμές:
• Γραμμή, το παραγόμενο παραστατικό είναι αντίγραφο του αρχικού
• Only Covered by the stock, σε περίπτωση που η ποσότητα του αρχικού παραστατικού υπερβαίνει την ποσότητα του τρέχοντος αποθέματος, το παραγόμενο παραστατικό δημιουργείται με το τρέχον υπόλοιπο
• Whole, when covered by the stock, σε περίπτωση που δεν υπάρχει τρέχον απόθεμα να καλύψει την ποσότητα του αρχικού παραστατικού, το παραγόμενο παραστατικό δεν δημιουργείται – θα δημιουργηθεί μόνο όταν θα το καλύπτει
• Not covered by the stock, χρησιμοποιείται σε παραστατικά αγορών και παραγγελίες αποθήκης, για περιπτώσεις που το απόθεμα δεν φτάνει να καλύψει την ανάγκη της ποσότητας και έτσι το παραχθέν παραστατικό δημιουργείται με το υπόλοιπο που χρειάζεται
• Reorder, based on safety stock, χρησιμοποιείται σε παραστατικά αγορών και παραγγελίες αποθήκης, για περιπτώσεις που το τρέχον απόθεμα είναι λιγότερο/ίσο από/με το όριο αποθέματος ασφαλείας του είδους, στη ποσότητα του παραχθέντος παραστατικού θα προστεθεί και το όριο ασφαλείας
Το είδος αποθέματος που αναφέρεται σε όλες τις παραπάνω τιμές, εκτός της πρώτης, το επιλέγετε στο πεδίο “Τύπος Υπολοίπου” , όπως για παράδειγμα λογιστικό, προβλεπόμενο, διαθέσιμο κ.α.
Υπάρχει δυνατότητα διατήρησης τιμών και εκπτώσεων του αρχικού παραστατικού καθώς και συγχώνευσης των γραμμών, δηλώνοντας τα πεδία με βάση τα οποία θα συγχωνευτούν οι γραμμές.
Tab Συγκεκριμένα Πεδία
Yπάρχει δυνατότητα συμπλήρωσης περισσότερων πεδίων, για παράδειγμα αν θέλετε η παραγγελία που θα παραχθεί να αφορά συγκεκριμένο πελάτη θα επιλέξετε στην ενέργεια του πεδίου Τιμολογούμενος Πελάτης να είναι οριζόμενη και στην αξία την επιθυμητή εγγραφή.
Επίσης μπορείτε να δηλώσετε πεδίο προέλευσης για συγκεκριμένο πεδίο ή να είναι κενό, κάποια ειδική ενέργεια για πεδία σχετικά με αποθήκες και υποκαταστήματα της εταιρίας που έχετε δημιουργήσει από μενού Οργάνωση → Υποδομή → Πίνακες → Εταιρία / Αποθήκη → Σχέσεις Υποκ/των / Αποθήκης. Τέλος, δίνεται δυνατότητα συγγραφής script.
Ομάδες Συνθηκών & Συνθήκες Σεναρίου Μετασχηματισμού
Παράμετροι Γραμμών
Επιλέγοντας το σύμβολο της επεξεργασίας στο πεδίο “Φίλτρα” μεταβαίνετε στις Ομάδες Συνθηκών Σεναρίου Μετασχηματισμού (μπορείτε να μεταβείτε και από το μενού Οργάνωση → Εμπορικό → Για Προχωρημένους → Σενάρια Μετασχηματισμού → Ομάδες Συνθηκών → Εμπορικό / Αποθήκη), όπου μπορείτε να δημιουργήσετε ομάδα συνθηκών σεναρίου μετασχηματισμού με μια ή περισσότερες συνθήκες που βασίζονται σε συγκεκριμένη διάσταση και να τις συνδέσετε μεταξύ τους με λογικούς τελεστές.
Από το σύμβολο της επεξεργασίας στο πεδίο “Συνθήκες” μεταβαίνετε στις Συνθήκες Σεναρίου Μετασχηματισμού (μπορείτε να μεταβείτε και από το μενού Οργάνωση → Εμπορικό → Για Προχωρημένους → Σενάρια Μετασχηματισμού → Συνθήκες → Εμπορικό / Αποθήκη).
Δημιουργείτε μια συνθήκη συμπληρώνοντας το όνομά της, όπου ο κωδικός συμπληρώνεται αυτόματα. Έχετε δυνατότητα να αλλάξετε την μορφοποίησή του κωδικού από την ενέργεια Παραμετροποίηση Κωδικού Συνθηκών στο μενού Οργάνωση → Εμπορικό → Για Προχωρημένους → Οργάνωση.
Στο πεδίο “Βασίζεται σε” επιλέγετε τη διάσταση βάσει των οποίων θα ισχύει η συνθήκη. Για παράδειγμα, τις Κατηγορίες Ειδών/Υπηρεσιών. Στο tab: Λεπτομέρειες, στις οντότητες επιλέγετε τις κατηγορίες και στο πεδίο “Μαθηματική Πράξη” (στο tab: Γενικά) διαλέγετε τι θα ισχύει για τις οντότητες που επιλέξατε, δηλαδή αν η συνθήκη τις συμπεριλαμβάνει ή τις εξαιρεί, αν υπάρχουν τουλάχιστον Ν από τα επιλεγμένα, αν όλες οι επιλεγμένες υπάρχουν στις γραμμές ή αν δεν υπάρχουν σε καμμία γραμμή.
Παραμετροποίηση Παραστατικού
Για να ενεργοποιηθεί ο σύνθετος μετασχηματισμός, χρειάζεται να γίνει παραμετροποίηση στη σειρά του αρχικού παραστατικού. Στο tab: Μετασχηματισμοί, επιλέγετε στο πεδίο “Είδος Μετασχηματισμού” τις τιμές:
• Σειρά, αν στη σειρά θα επιτρέπεται ο απλός μετασχηματισμός παραστατικών
• Σχήματα, αν στη σειρά θα επιτρέπεται ο σύνθετος μετασχηματισμός παραστατικών
• Μικτός, αν στη σειρά θα επιτρέπονται και ο απλός και ο σύνθετος μετασχηματισμός παραστατικών
1. Στην περίπτωση του απλού μετασχηματισμού (Σειρά), ενεργοποιείται το group Παραμετροποίηση Σειρών Μετασχηματισμού, όπου στο πεδίο “Αυτόματος Μετασχηματισμός” επιλέγετε την τιμή Αυτόματο αν επιθυμείτε ο μετασχηματισμός να γίνεται αυτόματα με την αποθήκευση του παραστατικού ή Κανένα αν θέλετε να εκτελείται χειροκίνητα από Εργασίες → Μετασχηματισμός.
Στην περίπτωση του αυτόματου μετασχηματισμού, επιβάλλεται να δηλώσετε σε ποια σειρά θα μετασχηματίζεται στο παρακάτω πεδίο “Σειρά Μετασχηματισμού”. Σε περίπτωση μη αυτόματου (χειροκίνητου) μετασχηματισμού, αν θέλετε να περιορίσετε τις σειρές οι οποίες θα εμφανίζονται στο πεδίο “Σειρά” της εργασίας, τις επιλέγετε στις Επιτρεπόμενες Σειρές Μετασχηματισμού.
Σημείωση: Το πεδίο “Σειρά” στην εργασία του απλού μετασχηματισμού, εμφανίζει τις σειρές με αλφαβητική σειρά του ονόματος της καθεμιάς.
2. Στην περίπτωση του σύνθετου μετασχηματισμού (Σχήματα), ενεργοποιείται το group Παραμετροποίηση Σχημάτων Μετασχηματισμού, όπου στο πεδίο “Αυτόματος Μετασχηματισμός” επιλέγετε την τιμή Αυτόματο αν επιθυμείτε ο μετασχηματισμός να γίνεται αυτόματα με την αποθήκευση του παραστατικού ή Κανένα αν θέλετε να εκτελείται χειροκίνητα από Εργασίες → Σύνθετος Μετασχηματισμός.
Στην περίπτωση του αυτόματου μετασχηματισμού, επιβάλλεται να δηλώσετε με βάση ποιο σχήμα θα μετασχηματίζεται το παρασταικό, στο παρακάτω πεδίο “Σχήμα Μετασχηματισμού”. Σε περίπτωση μη αυτόματου (χειροκίνητου) μετασχηματισμού, αν θέλετε να περιορίσετε τα σχήματα τα οποία θα εμφανίζονται στο πεδίο “Πρόγραμμα” της εργασίας, τα επιλέγετε στα Επιτρεπόμενα Σχήματα Μετασχηματισμού.
3. Στην περίπτωση του μικτού μετασχηματισμού, ενεργοποιούνται και οι δύο περιοχές και ισχύουν όσα αναφέρονται στο (1) και (2).
Σχήματα Σεναρίου Μετασχηματισμού
Από το μενού Οργάνωση → Εμπορικό → Για προχωρημένους → Σενάρια Μετασχηματισμού → Σχήματα → Πωλήσεις / Αγορές / Αποθήκη, διαλέγετε με βάση το κύκλωμα που ανήκει το αρχικό παραστατικό. Από το σύμβολο της προσθήκης δημιουργείτε νέο σχήμα δίνοντας το όνομα που θέλετε.
Από το σύμβολο της προσθήκης στο δεξί μέρος της οθόνης μπορείτε να δημιουργήσετε ομάδα ή προτεραιότητα. Με την δημιουργία ομάδας, μπορείτε να εντάξετε περισσότερα από ένα σενάρια σε μία ομάδα και με τη δημιουργία προτεραιότητας εφαρμόζετε τα σενάρια με βάση τον αριθμό στη στήλη Προτεραιότητα.
Εκτέλεση – Λειτουργία
Μετά την παραμετροποίηση του σεναρίου και του παραστατικού, δημιουργείτε το παραστατικό και μετά την αποθήκευση, επιλέγετε από τις εργασίες του παραστατικού Σύνθετος Μετασχηματισμός (για περιπτώσεις μη αυτόματου μετασχηματισμού).
Στη φόρμα που εμφανίζεται επιλέγετε το επιθυμητό πρόγραμμα και εμφανίζονται οι λεπτομέρειες του σεναρίου που περιλαμβάνονται σε αυτό το σχήμα. Με επιλογή του σεναρίου και Εκτέλεση, εμφανίζεται το παραχθέν παραστατικό ώστε να το αποθηκεύσετε.
Υπάρχει δυνατότητα να εκτελέσετε δεύτερη φορά τον σύνθετο μετασχηματισμό, αν έχετε επιλέξει Yes (Recreate) βλ. Σχέση με Αρχικό Παρ/κό, όπου το νέο παραχθέν παραστατικό θα αντικαταστήσει αυτό που είχε δημιουργηθεί με την πρώτη εκτέλεση.
Μπορείτε να εκτελέσετε τον σύνθετο μετασχηματισμό από την λίστα των παραστατικών επιλέγοντας δεξί κλικ στο επιθυμητό παραστατικό, Εργασίες → Σύνθετος Μετασχηματισμός. Τέλος, από Κινήσεις → Εργασίες → Γενικά → Σύνθετος Μετασχηματισμός Παραστατικών μπορείτε με τις κατάλληλες επιλογές στα φίλτρα να εκτελέσετε μαζικό μετασχηματισμό παραστατικών.
Αποτέλεσμα
Μετά την εκτέλεση του σύνθετου μετασχηματισμού, στο παραστατικό από Ενέργειες → Σχετιζόμενα Παραστατικά εμφανίζεται το παραχθέν παραστατικό ως σχετιζόμενη οντότητα και από Ενέργειες → Σχετιζόμενες Γραμμές εμφανίζονται οι λεπτομέρειες γραμμών προέλευσης και προορισμού (αναλόγως και με τις επιλογές που έχετε κάνει στο πεδίο “Σχέση με Αρχικό Παρ/κό”).