Οργάνωση – CRM – Ενέργειες – Οργάνωση

Τελ. Ενημέρωση: 4/03/25, 16:16 | CRM, Documentation, Οργάνωση

Προκειμένου να παραμετροποιήσετε τις Ενέργειες κατευθύνεστε στο μενού Οργάνωση → CRM → Ενέργειες → Οργάνωση.

Στο tab: Λοιπά και συγκεκριμένα στο πεδίο “Μορφοποίηση Κωδικού” μπορείτε να επιλέξετε να δίνεται αυτόματη αρίθμηση στις Ενέργειές.

Η “Διάρκεια” μετριέται σε λεπτά και εδώ συμπληρώνετε την προγραμματισμένη διάρκεια, που θα έρχεται αυτόματα στην καταχώρηση της κάθε ενέργειας.

Η “Προτεινόμενη Συμπεριφορά Καταχώρησης” αφορά την συμπεριφορά της ενέργειας κατά την καταχώρησή της. Αν θα συμπληρώνεται αυτόματα η περιγραφή, αν θα ερωτάται ο χρήστης ή κανένα από τα δύο.

Στο πεδίο “Hμ/νία Εκτέλεσης” επιλέγετε είτε Προγρ/σμένη Ημ/νία είτε Τρέχουσα Ημ/νία και Ώρα είτε Προβλεπόμενη Ημ/νία και αφορά την ημερομηνία, που θα έρχεται αυτόματα κατά το κλείσιμο της ενέργειας.

Στο πεδίο “Τύπος Διάρκειας” με επιλογές Συνοπτική ή Αναλυτική, επιλέγετε τον τρόπο που θα έρχεται η Προγραμματισμένη Διάρκεια, στην εκάστοτε ενέργεια. Η Συνοπτική θα φέρει μόνο λεπτά της ώρας, η Αναλυτική θα φέρει ημέρες, ώρες και λεπτά.

Το πεδίο “Έλεγχος Επικάλυψης Κύριου Πόρου” σας δίνει την δυνατότητα, να ορίσετε εάν η εφαρμογή θα ελέγχει την διαθεσιμότητα των πόρων που λαμβάνουν μέρος στις Ενέργειες (είτε ως κύριοι είτε ως βοηθητικοί) και αν θα ενημερώνει τον εκάστοτε χρήστη-καταχωρητή για αυτό. Οι τιμές του πεδίου προς επιλογή είναι:

Κανένα. Δεν θα γίνεται έλεγχος διαθεσιμότητας πόρου από την εφαρμογή

Προειδοποίηση. Θα γίνεται έλεγχος διαθεσιμότητας πόρου από την εφαρμογή και θα προειδοποιείται ο χρήστης για αυτό, όμως δεν είναι απαγορευτικό.

Απαγόρευση. Θα γίνεται έλεγχος διαθεσιμότητας πόρου από την εφαρμογή και θα απαγορεύει να εισαχθεί ενέργεια σε πόρο, σε ημέρα και ώρα που είναι ήδη δεσμευμένος.

Το πεδίο “Οθόνη ενεργειών μου” αφορά την φόρμα καταχώρησης ενεργειών (απαιτείται module Customization level 1). Στο συγκεκριμένο πεδίο, ορίζετε αν η φόρμα ενός τύπου ενέργειας από τις Ενέργειές μου, θα είναι κοινή με την φόρμα του αντίστοιχου τύπου ενέργειας από τις Ενέργειες. Δηλαδή, αν έχει οριστεί στο παραμετρικό πεδίο η τιμή Κοινό, τότε η όποια παραμετροποίηση έχει γίνει στον σχεδιασμό της φόρμας, από το Κέντρο ενεργειών, για παράδειγμα της Επικοινωνίας (από Ενέργειες) θα εμφανίζεται και στην αντίστοιχη φόρμα Επικοινωνίας (από τις Ενέργειές μου). Αντίθετα αν στο πεδίο οριστεί η τιμή Διαφορετική, τότε οι δύο φόρμες θα είναι ανεξάρτητες και θα επιδέχονται διαφορετική παραμετροποίηση.

Το πεδίο “Ανώνυμος Πελάτης” χρησιμοποιείται για να μπορεί μια ευκαιρία πώλησης να δεθεί με προσφορά εμπορικού, χωρίς να έχει δημιουργηθεί η επαφή και ως πελάτης. Δηλαδή, στις παραμέτρους, ορίζετε τον πελάτη «Α». Έπειτα στην ενέργεια επιλέγετε μια επαφή και στο εμπορικό φτιάχνετε μια προσφορά με τον πελάτη Α και δένετε την προσφορά αυτή στην ευκαιρία πώλησης.

Τα πεδία “Επιτρέπονται Είδη/Υπηρεσίες” και “Επιτρέπονται Προσφορές” δίνουν την δυνατότητα κίνησης ειδών, υπηρεσιών και προσφορών στις ενέργειες.

To Group Email Ενεργειών προς Λήξη αναφέρεται στην ενέργεια CRM από την διαδρομή στο μενού CRM → Εργασίες → Email Ληγμένων Ενεργειών, και εκτελείται είτε χειροκίνητα, είτε μέσω του Χρονοπρογραμματιστή Windows.

Στο πεδίο “Μέρες πριν τη Λήξη” προκαθορίζετε πόσες ημέρες πριν τη λήξη κάθε ενέργειας, θα γίνει ενημέρωση του αντίστοιχου πόρου, για την λήξη της ενέργειας. Αν για παράδειγμα ορίσετε 5 ημέρες πριν, κατά την εκτέλεση της εργασίας, θα έρθει προεπιλεγμένη η τιμή 5 στο αντίστοιχο πεδίο.

Στο πεδίο “Μέγιστος Αριθμός Ενεργειών ανά Email” ορίζετε το μέγιστο πλήθος ενεργειών, που θα αποστέλλεται με mail, στον πόρο. Αν κατά την εκτέλεση της εργασίας, δεν υπάρχει Φόρμα, η εφαρμογή θα στείλει, σε κάθε πόρο, mail με τους κωδικούς των ενεργειών τους. Από το συγκεκριμένο πεδίο λοιπόν, έχετε τη δυνατότητα να περιορίσετε το μέγιστο πλήθος των ενεργειών, ανά mail, με σκοπό τον περιορισμό όγκου σε κάθε mail.

Στην ‘’Περιγραφή Οριζόμενων Τύπων” και συγκεκριμένα στον “Τύπο 1” και “Τύπο 2” έχετε την δυνατότητα να ορίσετε δύο επιπλέον τύπους ενέργειας προς παρακολούθηση. Για παράδειγμα στον “Τύπο 1” θα μπορούσατε να ορίσετε προς παρακολούθηση: Εσωτερικά Meetings.

Στο πεδίο “Στην ενημέρωση Παραστατικών” ορίζετε τη συμπεριφορά της εφαρμογής στις ενέργειες ροής, κατόπιν τροποποίησης των παραστατικών που δημιουργούν ενέργειες με ροή. Πιο αναλυτικά, αν επιλέξετε τιμή Κανένα, τότε κατά την τροποποίηση ενός παραστατικού που παρακολουθεί ροή, δεν θα δημιουργηθεί κάποια ενέργεια CRM. Αν επιλέξετε τιμή Δημιουργία ενεργειών Ροής, τότε κατόπιν τροποποίησης του παραστατικού που παρακολουθεί ροή, θα δημιουργηθούν οι αντίστοιχες ενέργειες CRM. Αν επιλέξετε τιμή Διαγραφή και Αναδημιουργία Ενεργειών Ροής, θα διαγραφούν οι παραχθείσες ενέργειες CRM από το αντίστοιχο παραστατικό, αν και εφόσον υπάρχουν, και θα δημιουργηθούν νέες.

Το group του “Μετασχηματισμού” αναφέρεται σε Ενέργειες CRM που μετασχηματίζονται σε εμπορικά παραστατικά.

Στο πεδίο “Αυτόματη Δημιουργία Πελάτη” ορίζετε, αν θα γίνεται αυτόματη δημιουργία πελάτη από απλή επαφή, κατόπιν μετασχηματισμού της ενέργειας σε εμπορικό παραστατικό. Προϋποθέτει να υπάρχει επιλεγμένη μορφοποίηση κωδικού πελατών, στην παραμετροποίηση των πελατών από τη διαδρομή στο μενού Οργάνωση → Συναλλασσόμενοι → Πελάτες → Οργάνωση.

Στο πεδίο “Αντικατάσταση Πωλητή” αν επιλέξετε Όχι, στον πωλητή του παραστατικού έρχεται ο πωλητής, που θα ερχόταν αν δημιουργείτο από το εμπορικό κύκλωμα. Διαφορετικά, αν υπάρχει πωλητής στην ενέργεια θα μεταφερθεί στο παραστατικό, αλλιώς αν δεν υπάρχει, και αν ο κύριος πόρος της ενέργειας είναι και πωλητής, αν δηλαδή η επαφή που είναι συνδεμένη με τον πόρο, είναι συνδεμένη και με κάποιον πωλητή, θα μεταφερθεί αυτός.

Στο πεδίο “Επανυπλογισμός Εγγραφής” ορίζεται αν θα γίνεται επανυπολογισμός του εμπορικού παραστατικού, κατά τον μετασχηματισμό από ενέργεια CRM. Αν έχετε επιλέξει Όχι τότε το εμπορικό παραστατικό που θα δημιουργηθεί από την ενέργεια, θα κληρονομήσει ακριβώς, τα πεδία των γραμμών της ενέργειας. Διαφορετικά, θα γίνει επανυπολογισμός τιμών και εκπτώσεων, βάσει των πολιτικών που χρησιμοποιείτε στο εμπορικό κύκλωμα.

Στο πεδίο “Προτεινόμενο σενάριο μετασχηματισμού” ορίζετε το αντίστοιχο σενάριο. Ο μετασχηματισμός χρησιμοποιείται για την μεταφορά των πεδίων, από την ενέργεια στο παραστατικό, αναλόγως την τιμή τους στο σενάριο. Πιο αναλυτικά οι διαθέσιμες επιλογές είναι:

Ποτέ: Ό,τι πληροφορία και να έχει το πεδίο μέσα στην εργασία, δε θα μεταφερθεί κάτι στο παραστατικό. Το πεδίο στο παραστατικό θα ενημερωθεί από τους κανόνες του παραστατικού.

Πάντα: Ό,τι πληροφορία και να έχει το πεδίο μέσα στην εργασία, θα μεταφερθεί στο παραστατικό, αγνοώντας τους κανόνες του παραστατικού.

Είναι Οριζόμενο: Αν υπάρχει τιμή στο πεδίο στην εργασία, θα μεταφερθεί στο παραστατικό, ενώ, αν δεν υπάρχει τότε θα ληφθούν υπόψη οι κανόνες του παραστατικού για την ενημέρωση του πεδίου.

Είναι κενό: Αν δεν υπάρχει τιμή μέσα στο πεδίο στην εργασία, τότε θα παραμείνει κενό και στο παραστατικό, αν υπάρχει τιμή τότε θα αγνοηθεί και θα ληφθούν υπόψη οι κανόνες του παραστατικού για την ενημέρωση του πεδίου.

Στο group “Υπενθύμιση” επιλέγετε πόσα λεπτά πριν την εκτέλεση των ενεργειών θέλετε να βγαίνει υπενθύμιση από την εφαρμογή, τόσο στο “Action Center” όσο και σε “PopUp”. Τα συγκεκριμένα πεδία, μπορούν να οριστούν και ανά ενέργεια, από το tab Πρόσθετα στοιχεία, κατά την δημιουργία της ενέργειας.

Στο tab: Τιμές/Εκπτώσεις στο πεδίο “Ακολουθεί την συμπεριφορά του Εμπορικού” έχετε τη δυνατότητα να ορίσετε αν η καταχώρηση των ενεργειών θα ακολουθεί την συμπεριφορά του εμπορικού κυκλώματος, σε ό,τι αφορά εκπτώσεις από το είδος, από τον τρόπο πληρωμής, από τον συναλλασσόμενο και από την πολιτική έκπτωσης. Αν επιλέξετε Όχι τότε ενεργοποιούνται τα αντίστοιχα πεδία, στο group των “Προτεινόμενων Εκπτώσεων” και με τιμή Ναι, δίνετε την δυνατότητα της διατήρησης αυτών των εκπτώσεων στα εμπορικά παραστατικά, που προκύπτουν από κάποια πετυχημένη ενέργεια CRM.

Το πεδίο “Τύπος Τιμολογίου”, χρησιμοποιείται, προκειμένου να καθοριστεί αντίστοιχα αν το εμπορικό παραστατικό που θα προκύψει από την ευκαιρία πώλησης, θα κάνει χρήση τιμής Λιανικής, ή Χονδρικής. Αντίστοιχα, κατά τον μετασχηματισμό, θα εμφανιστούν προς επιλογή οι σχετικές σειρές, που ο τύπος παραστατικού τους, κάνει χρήση τιμής, Λιανικής ή Χονδρικής. Τα πεδία ”Χρήση Τιμής Λιανικής” και “Χρήση Τιμής Χονδρικής” χρησιμοποιούνται ώστε κατά τη δημιουργία ευκαιρίας πώλησης, η γραμμή του είδους να κληρονομήσει τις αντίστοιχες τιμές, είτε από τιμοκατάλογο, είτε από την πολιτική τιμολόγησης του είδους.

Στο tab: Πίνακας μπορείτε να δημιουργήσετε εμφανίσεις για τις ενέργειες, από το group “Επισκόπηση” καθώς επίσης και για τις γραμμές εγγραφής ανά τύπο ενέργειας, από το group “Εμφάνιση γραμμών εγγραφής”. Στο group “Ημερολόγιο” δημιουργείτε τις εμφανίσεις που θέλετε, για την προβολή του ημερολογίου σε μορφή “Grid”.

Στο tab: Ημερολόγιο και συγκεκριμένα στο πεδίο “Διάρκεια” ορίζετε την απεικόνιση του ημερολογίου επιλέγοντας ένα από τα αντίστοιχα χρονικά διαστήματα σε λεπτά. Στο πεδίο “Eμφάνιση Αριθμού Πόρων” ορίζετε τον αριθμό των πόρων που μπορείτε να βλέπετε ταυτόχρονα στα Ημερολόγια.

Στο group Εμφάνιση Ενεργειών Πόρων σε: Το Ημερολόγιο μου, Ημερολόγιο, Ημερολόγιο Τρίτων, Ημερολόγιο Ομάδων, Ημερολόγιο Τμήματος, Γενικό Ημερολόγιο Τμημάτων, Ημερολόγιο Έργων μου, Ημερολόγιο Έργων ορίζετε εάν θέλετε να βλέπετε ενέργειες μόνο του Κύριου Πόρου ή και του Κύριου και του Σχετιζόμενου Πόρου.

Στο group της ανανέωσης, ορίζεται αν θα γίνεται ανανέωση ή όχι του ημερολογίου, και ανά πόσα λεπτά. Στο group Χρώματα, επιλέγετε χρώματα ανά Τύπο Ενέργειας (Επικοινωνίες, Ραντεβού, Ευκαιρίες Πώλησης, Δελτίο Εξυπηρέτησης, Εργασία κλπ.) προκειμένου να ξεχωρίζουν εύκολα οπτικά οι ενέργειες στο Ημερολόγιο.

Στο tab: Scale groups μπορείτε να καθορίσετε τον χρωματισμό των ενεργειών, αναλόγως της κλίμακας της κάθε ενέργειας.

Στα tab: Περιγραφή κατηγοριών και Πεδία Χρήστη μπορείτε να μετονομάσετε τις κατηγορίες και τα πεδία χρήστη των ενεργειών.

Το βρήκες χρήσιμο?

Ευχαριστούμε για το σχόλιό σου!