Προκειμένου να πραγματοποιήσουμε τη βασική παραμετροποίηση αποστολής email, αρκεί να ακολουθήσουμε την διαδρομή Οργάνωση→Υποδομή→Εταιρίες. Επιλέγουμε την εταιρία που θέλουμε και στην συνέχεια “Παράμετροι Email”.
Ρυθμίσεις email
Κατά το πρώτο άνοιγμα του tab “Παράμετροι Email”, το πεδίο Πλατφόρμα Email έχει την τιμή “Κανένα”. Θα πρέπει να επιλέξουμε τύπο προκειμένου να εμφανιστούν τα ανάλογα πεδία ρυθμίσεων μεταξύ των παρακάτω τιμών:
- SMTP
- Azure Communication Services
SMTP
Το πρωτόκολλο Simple Mail Transfer Protocol (SMTP) έχει καθιερωθεί για την μετάδοση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και χρησιμοποιείται από πλατφόρμες τύπου Gmail. Τα απαιτητά πεδία προς συμπλήρωση για μια τυπική διασύνδεση με λογαριασμό SMTP είναι τα παρακάτω:
- Διακομιστής Εξερχομένων
- Θύρα Εξερχομένων
- Τύπος Ελέγχου Εξερχομένων
- Διακομιστής Εισερχομένων
- Θύρα Εισερχομένων
- Τύπος Ελέγχου Εισερχομένων
Azure Communication Services
Στην περίπτωση που χρησιμοποιούμε τις υπηρεσίες Azure της Microsoft, θα χρειαστεί απλώς να συμπληρώσουμε στο πεδίο “Σύνδεση” το connection string (διεύθυνση σύνδεσης).
Ρυθμίσεις Αποστολής
Δυνατότητα αποστολής email υπάρχει για:
- Παραστατικά
- Εκτυπώσεις / Αναφορές
- Ενέργειες CRM
Θα πρέπει να ορίσουμε ως προεπιλογή την φύση του email από το οποίο θα πραγματοποιείται η αποστολή. Οι διαθέσιμες επιλογές είναι:
- Χρήστης: Για την αποστολή, θα χρησιμοποιείται το email του εκάστοτε χρήστη της εφαρμογής. Απαιτείται περαιτέρω παραμετροποίηση σε Χρήστες και Πόρους CRM.
- Εταιρία: Για την αποστολή, θα χρησιμοποιείται το κεντρικό email της εταιρίας. Απαιτείται καταχώρηση των στοιχείων email στο tab Λογαριασμοί E-mail. Θα αναλυθεί παρακάτω.
- Email Λογιστηρίου Εταιρίας: Για την αποστολή, θα χρησιμοποιείται το email του τμήματος λογιστηρίου της εταιρίας. Απαιτείται καταχώρηση των στοιχείων email στο tab Λογαριασμοί E-mail. Θα αναλυθεί παρακάτω.
- Email Πωλήσεων Εταιρίας: Για την αποστολή, θα χρησιμοποιείται το email του τμήματος πωλήσεων της εταιρίας. Απαιτείται καταχώρηση των στοιχείων email στο tab Λογαριασμοί E-mail. Θα αναλυθεί παρακάτω.
- Email Marketing Εταιρίας: Για την αποστολή, θα χρησιμοποιείται το email του τμήματος marketing της εταιρίας. Απαιτείται καταχώρηση των στοιχείων email στο tab Λογαριασμοί E-mail. Θα αναλυθεί παρακάτω.
Λογαριασμοί E-mail
Σε αυτό το σημείο βρίσκονται τα πεδία καταχώρησης στοιχείων των κεντρικών email τα οποία επιλέγονται στις Ρυθμίσεις Αποστολής.
Τα πεδία είναι ίδια και για τις 4 περιπτώσεις E-mail. Τα υποχρεωτικά πεδία για την σωστή παραμετροποίηση και την επιτυχημένη εκτέλεση της διαδικασίας αποστολής E-mail είναι:
- E-mail Εταιρίας: Συμπληρώνουμε το email.
- Χρήστης Login: Συμπληρώνουμε το όνομα χρήστη που χρησιμοποιούμε για να κάνουμε σύνδεση στον λογαριασμό email (Συνήθως είναι το email).
- Κωδικός Πρόσβασης: Συμπληρώνουμε τον κωδικό πρόσβασης που χρησιμοποιούμε για να κάνουμε σύνδεση στον λογαριασμό email.
Ακόμη υπάρχουν τα προαιρετικά πεδία:
- Προβολή Ονόματος: Συμπληρώνουμε το όνομα επαφής που εμφανίζεται στο email.
- Υπογραφή Email: Ορίζουμε από την φόρμα επεξεργασίας, υπογραφή που θα αποστέλλεται με το κυρίως σώμα του email.
- Πόρος Email: Μπορούμε να συνδέσουμε το E-mail με ένα Πόρο από το CRM.
