Mπορείτε να δημιουργήσετε πολλαπλές λίστες επαφών με χειροκίνητη καταχώρηση, με εισαγωγή ήδη υπαρχόντων πελατών, επαφών προμηθευτών κλπ., με εισαγωγή από αρχείο excel ή/και με sql query, για πιο εξειδικευμένο φιλτράρισμα από τις οντότητες της εφαρμογής.
Σκοπός της δημιουργίας ομάδων επαφών (λίστες) βάσει συγκεκριμένων χαρακτηριστικών είναι να διεξάγονται μαζικές προωθητικές ενέργειες.
Ανάλογα με τον τύπο λίστας που θέλετε να δημιουργήσετε, κατευθύνεστε αντίστοιχα στο μενού CRM – Διαχείριση Επαφών – Λίστες.
Με την επιλογή προσθήκη μπορείτε να δημιουργήσετε τη νέα λίστα. Υποχρεωτικά πεδία είναι ο Κωδικός και η Περιγραφή. Δεν υπάρχει δυνατότητα αυτόματης Κωδικοποίησης, συνεπώς αποδίδετε κάποιο χαρακτηριστικό κωδικό χειροκίνητα. Επίσης, στο group: Γενικές Πληροφορίες, μπορεί να οριστεί περίοδος Ισχύος της συγκεκριμένης λίστας.
Στο tab: Επαφές μπορείτε να καταχωρήσετε το πλήθος των επαφών το οποίο θα χρησιμοποιηθεί για την Προωθητική Ενέργεια. Να σημειωθεί ότι οι Επαφές Λίστας δεν ταυτίζονται με την έννοια των Επαφών του CRM. Οι επαφές Λίστας αφορούν πληροφορίες προσώπων ή/και οργανισμών που δεν είναι απαραίτητα καταχωρημένες στο σύστημα σαν επαφές. Μπορεί να θεωρηθεί μια λίστα ονομάτων με πληροφορίες τηλεφώνου, email κ.ο.κ
Η συμπλήρωση του πίνακα επαφών στη λίστα μπορεί να γίνει χειροκίνητα από το χρήστη, με επιλογή επαφών, πελατών, προμηθευτών κ.ο.κ από τις αντίστοιχες οθόνες, με εισαγωγή από πρότυπο αρχείο excel ή/και με δημιουργία sql query.
Στο Tab: Επιλογές, δίνονται επιπλέον πεδία όπως Κείμενο 1, Κείμενο 2, Ημερομηνία 1, Αριθμός 1 κτλ. Συνολικά, υπάρχουν διαθέσιμα 10 πεδία ελεύθερου κειμένου, 5 αριθμητικά και 5 πεδία ημερομηνίας. Σε αυτά τα πεδία μπορεί να συμπληρωθεί πληροφορία, με επιλογή από το drop Down menu του κάθε πεδίου, η οποία θα ενημερώσει πεδία στην κάρτα επαφές σύμφωνα με την αντιστοίχιση που θα ορίσετε. Στο σημείο αυτό μπορείτε να επιλέξετε για κάθε πεδίο της λίστας επαφών το πεδίο στην κάρτα επαφής όπου θα καταχωρηθεί η πληροφορία, όταν η επαφή της λίστας θα καταχωρηθεί σαν κανονική επαφή στο σύστημα. Μπορείτε να μετονομάσετε τα πεδία στο tab: Πεδία Χρήστη από την διαδρομή Οργάνωση → CRM → Λίστες → Οργάνωση.
Εισαγωγή Επαφών Χειροκίνητα
Στο Tab: Επαφές μπορείτε να προσθέσετε χειροκίνητα Επαφές Λίστας με την επιλογή “Προσθήκη”. Κατά την καταχώρηση στην σχετική φόρμα, με την επιλογή Αποθήκευση, μπορείτε να συνεχίσετε την καταχώρηση της επόμενης επαφής χωρίς να κλείσει το παράθυρο και να ξανά επιλέξετε Προσθήκη.
Εισαγωγή Επαφών από λίστα Επαφών, Πελατών, Προμηθευτών κ.ο.κ
Σε περίπτωση που θέλετε να εισάγετε ήδη υπάρχουσες Επαφές, Συναλλασσόμενους, Προμηθευτές, Πελάτες, Χρεώστες ή Πιστωτές μπορείτε να επιλέξετε την αντίστοιχη επιλογή από Ενέργειες à Περισσότερα à Εισαγωγή. Ανάλογα την επιλογή σας ανοίγει η σχετική οθόνη από όπου μπορείτε να επιλέξετε μαζικά, με τη χρήση των φίλτρων, τις εγγραφές που επιθυμείτε και με enter να τις προσθέσετε στην λίστα Επαφών.
Εισαγωγή Επαφών με χρήση SQL Query
Τέλος, για πιο εξειδικευμένη αναζήτηση και εισαγωγή επαφών από ήδη υπάρχουσες οντότητες, μπορείτε να δημιουργήσετε sql query το οποίο και θα εισάγετε στο tab: Query, αφού ορίσετε στο πεδίο “Δυναμική” την τιμή Ναι. Στην συνέχεια, για να εκτελεστεί το query και να εισαχθούν οι επαφές θα πρέπει να επιλέξετε από τις Ενέργειες → Επαφές από Query. Σε περίπτωση που θέλετε να ενημερώσετε τις ήδη εισηγμένες επαφές που έχουν προκύψει από dynamic query τότε θα πρέπει να επιλέξετε από τις Ενέργειες → Λίστα Ενημέρωσης και βάσει των επιλογών που θα κάνετε θα ολοκληρωθεί η διαδικασία.
Λοιπές Ενέργειες στην Λίστα Επαφών
Μέσα σε μια λίστα επαφών, εκτός από προσθήκη μπορείτε να επιλέξετε “Τροποποίηση”, “Διαγραφή” ή και “Ανάθεση Πόρου”, ώστε να αποκλείσετε ή να αλλάξετε τα στοιχεία ή πόρο σε κάποια από τις επαφές, να που έχουν εισαχθεί.
Στην λίστα επαφών γίνεται σελιδοποίηση βάσει πλήθους επαφών. Η παράμετρος όπου μπορείτε να ορίσετε το πλήθος των επαφών ανά σελίδα βρίσκεται στην διαδρομή Οργάνωση → CRM → Λίστες → Οργάνωση.
Σε περίπτωση που η λίστα δεν χρησιμοποιείται από καμπάνια που είναι υπό εκτέλεση, έχετε τη δυνατότητα να διαγράψετε μαζικά όλες τις επαφές που εμφανίζονται μέσα στην λίστα, με την επιλογή Καθαρισμός Λίστας Επαφών που βρίσκεται στις Ενέργειες. Η επιλογή Διαγραφή Διπλών Εγγραφών, διορθώνει την λίστα ως προς τις διπλοεγγραφές επαφών με κριτήριο το τηλέφωνο.