Στο tab Γενικά:

• Τύπο Εγγραφής: Εμφανίζεται η τιμή Επικοινωνία.
• Περιγραφή: Καταχωρείτε την περιγραφή της ενέργειας.
• Υποκατηγορία: Επιλέγετε τον λόγο επικοινωνίας.

⇒ Οι Υποκατηγορίες, ή αλλιώς Υποτύποι Ενέργειας, μπορούν να χρησιμοποιηθούν για την κατηγοριοποίηση των ενεργειών ή την καταχώρηση πρόσθετων πληροφοριών. Παράλληλα, χρησιμοποιούνται στην παραμετροποίηση των ροών.

• Επαφή: Εισάγετε την επαφή με την οποία πραγματοποιείται η επικοινωνία.
• Πόρος: Προτείνεται από την εφαρμογή ο χρήστης που καταχωρεί την ενέργεια.

Στην περιοχή Ενέργεια:

• Ημερομηνία Υποβολής: Συμπληρώνεται αυτόματα από την εφαρμογή.
• Προγραμματισμένη Ημ/νία: Ορίζετε πότε θα πραγματοποιηθεί η ενέργεια.
• Ημ/νία Παράδοσης: Αφορά την ημερομηνία κατά την οποία πραγματοποιήθηκε τελικά η ενέργεια.
• Προγραμματισμένη Διάρκεια: Αφορά τον προϋπολογισμένο χρόνο διάρκειας της ενέργειας.
• Πραγματική Διάρκεια: Συμπληρώνεται κατά το κλείσιμο της ενέργειας και αφορά τον πραγματικό χρόνο διάρκειάς της.
• Αποτέλεσμα και Κλίμακα: Συμπληρώνονται κατά το κλείσιμο της ενέργειας. Το αποτέλεσμα μπορεί να είναι Θετικό, Αρνητικό ή Ουδέτερο, ενώ η κλίμακα αφορά το ποσοστό επιτυχίας.

⇒ Η μορφή εμφάνισης της ώρας, 24ωρη ή 12ωρη, καθορίζεται από τις ρυθμίσεις ώρας των Windows. Για διευκόλυνση προτείνεται η χρήση 24ωρης μορφής.

Στο tab Συνδέσεις μπορείτε να συσχετίσετε Επαφές και Πόρους με την ενέργεια και να ορίσετε εάν η συμμετοχή τους είναι προαιρετική ή υποχρεωτική.

⇒ Για παράδειγμα, σε ένα Ραντεβού, ως βοηθητικοί πόροι μπορούν να οριστούν ένας πωλητής ή ένας σύμβουλος και ένα εταιρικό αυτοκίνητο.

• Η ορισμένη συμμετοχή ως απαιτούμενη επιτρέπει στην εφαρμογή να ελέγχει τη διαθεσιμότητα των πόρων κατά την ημερομηνία και ώρα δέσμευσής τους, ώστε να αποφεύγονται διπλές καταχωρήσεις (Επικάλυψη πόρου).
• Στην περιοχή Συναφείς Ενέργειες μπορείτε να επιλέξετε μία υπάρχουσα ενέργεια ώστε να συσχετιστεί με τη συγκεκριμένη ενέργεια ή να δημιουργήσετε μία νέα σχετιζόμενη ενέργεια.
• Με την επιλογή Φόρτωση δεδομένων εμφανίζονται όλες οι σχετιζόμενες ενέργειες με τη συγκεκριμένη ενέργεια.

Στο tab Πρόσθετα διατίθενται τα πεδία Action Center Reminder και Υπενθύμιση Pop Up, στα οποία μπορείτε να ορίσετε τον χρόνο, σε λεπτά, πριν από την ενέργεια κατά τον οποίο θα εμφανίζεται προειδοποίηση.

⇒ Οι προτεινόμενες τιμές προέρχονται από τη γενική παραμετροποίηση των ενεργειών. Μπορούν, ωστόσο, να τροποποιηθούν για κάθε ενέργεια ξεχωριστά.

Στο tab Υπομνήματα/Περισσότερα μπορείτε να καταχωρείτε σχόλια, τα οποία διατηρούνται ανά χρήστη μαζί με την ημερομηνία και την ώρα καταχώρησης, ώστε να υπάρχει ιστορικό.

Για τον μετασχηματισμό της ενέργειας σε προσφορά, παραγγελία ή παραστατικό πώλησης, θα πρέπει:

• να έχουν καταχωρηθεί είδη ή υπηρεσίες με τις αντίστοιχες Τιμές και Ποσότητες στο tab Γραμμές Παραστατικού,
• ο Τύπος Tιμολογίου της ενέργειας να συμφωνεί με την επιλογή Χρήση τιμής στην παραμετροποίηση του τύπου παραστατικού στο οποίο θα καταλήξει η ενέργεια.

⇒ Για παράδειγμα, εάν η ενέργεια έχει Τύπο Tιμολογίου Χονδρική, ο τύπος παραστατικού της προσφοράς θα πρέπει να έχει Χρήση τιμής Χονδρική.

Προαιρετικά, μπορείτε να επιλέξετε τον Τρόπο Πληρωμής που θα συμπεριληφθεί στον μετασχηματισμό.

Από Εργασίες → Μετασχηματισμός επιλέγετε το εμπορικό παραστατικό στο οποίο θα μετασχηματιστούν τα είδη του Ραντεβού, σύμφωνα με το σενάριο μετασχηματισμού που έχει οριστεί στην παραμετροποίηση των ενεργειών.

Κατά τον μερικό μετασχηματισμό μπορείτε να επιλέξετε ποια είδη θα μετασχηματιστούν.

⇒ Για παράδειγμα, επιλέγοντας Ναι για το πρώτο είδος και Όχι για το δεύτερο, η εφαρμογή εμφανίζει μήνυμα για το εάν θέλετε να διατηρήσει ενέργεια CRM με τη μη μετασχηματισμένη ποσότητα.

• Επιλέγοντας Ναι και πατώντας Εκτέλεση, δημιουργείται η προσφορά.
• Μετά την αποθήκευση της Προσφοράς Πώλησης, επιστρέφοντας στο Ραντεβού CRM και επιλέγοντας Ενέργειες → Σχετιζόμενες Οντότητες, εμφανίζονται οι συνδέσεις μεταξύ των ενεργειών και των μετασχηματισμών.

Το tab Προσφορές χρησιμοποιείται όταν έχει ήδη καταχωρηθεί Προσφορά Πώλησης στο εμπορικό κύκλωμα, η οποία περιλαμβάνει πολλά είδη.

Μέσω της συγκεκριμένης λειτουργικότητας μπορείτε να καλέσετε την υπάρχουσα προσφορά, χωρίς να χρειάζεται να καταχωρήσετε εκ νέου τα είδη και τις ποσότητές τους.

⇒ Εάν στην ενέργεια CRM που μετασχηματίζεται έχει εισαχθεί επαφή η οποία δεν είναι ακόμη πελάτης, θα πρέπει να έχει οριστεί αυτόματη κωδικοποίηση στις Παραμέτρους Πελατών (Οργάνωση → Συναλλασσόμενοι → Πελάτες → Παράμετροι), ώστε ο πελάτης να δημιουργηθεί αυτόματα από την εφαρμογή κατά τον μετασχηματισμό.