Οι επιλεγόμενοι τύποι ενεργειών από την εφαρμογή είναι:
- Επικοινωνία
- Ραντεβού
- Ευκαιρία Πώλησης
- Δελτίο εξυπηρέτησης
- Εργασία
- After Sale
Επιπλέον υπάρχουν τύποι ενεργειών (Οριζόμενο από τον χρήστη 1, 2, 3, 4) που μπορούν να παραμετροποιηθούν και να καλύψουν πρόσθετες ανάγκες. Oι διάφοροι τύποι ενέργειας έχουν την δυνατότητα να συσχετίζονται μεταξύ τους προκειμένου να υπάρχει παρακολούθηση και να συντηρείται ιστορικότητα. Η σύνδεση μπορεί να γίνει χειροκίνητα από τον χρήστη ή να προκύπτει αυτόματα από μια ήδη προκαθορισμένη ροή.
Έστω ότι καταχωρείτε μια ενέργεια Επικοινωνίας.
Tab Γενικά: O “Τύπος Εγγραφής” έρχεται ως Επικοινωνία, στο πεδίο της “Περιγραφής”, ενώ στην “Υποκατηγορία” έχει εισαχθεί ο λόγος επικοινωνίας.
Σημείωση: Oι υποκατηγορίες ή αλλιώς Υποτύποι Ενέργειας αποτελούν πολύ σημαντική λειτουργικότητα της εφαρμογής, γιατί εκτός του ότι τις χρησιμοποιείτε όπως θέλετε, είτε για να κατηγοριοποιήσετε τύπους επικοινωνίας, είτε για να κρατήσετε περισσότερες πληροφορίες, χρησιμοποιούνται και στην παραμετροποίηση των ροών.
Στο πεδίο της “Επαφής” εισάγετε την Επαφή με την οποία γίνεται η επικοινωνία, ενώ στο πεδίο του “Πόρου” προτείνεται από την εφαρμογή ο χρήστης που καταχωρεί την ενέργεια.
Στο group της Ενέργειας το πεδίο “Hμερομηνία Υποβολής” συμπληρώνεται αυτόματα από την εφαρμογή, ενώ στην “Προγραμματισμένη Ημ/νία” ορίζετε πότε θα πραγματοποιηθεί η συγκεκριμένη ενέργεια. Η “Ημ/νία Παράδοσης” αναφέρεται στην ημερομηνία που τελικά πραγματοποιήθηκε η ενέργεια. Η μορφή ημερομηνίας, αν θα είναι 24ωρο ή 12ωρο, καθορίζεται από τις ρυθμίσεις ώρας των Windows. Προτείνεται 24ωρο για διευκόλυνση.
Η “Προγραμματισμένη Διάρκεια” αναφέρεται στον χρόνο που έχει προϋπολογιστεί η διάρκεια της επικοινωνίας ενώ η “Πραγματική Διάρκεια” ενεργοποιείται προς συμπλήρωση όταν έρθει η ώρα να κλείσει η ενέργεια και αναφέρεται στον πραγματικό χρόνο διάρκειας της ενέργειας.
Το “Αποτέλεσμα” και η “Κλίμακα” συμπληρώνονται όταν κλείνει η ενέργεια και αναφέρονται στα προτεινόμενα: Θετικό, Αρνητικό και Ουδέτερο αποτέλεσμα και στο ποσοστό επιτυχίας αντίστοιχα.
Στο tab των Συνδέσεων μπορείτε να σχετίσετε Επαφές και Πόρους στην ενέργεια και να ορίσετε εάν η συμμετοχή τους είναι προαιρετική ή υποχρεωτική.
Εάν για παράδειγμα αντί για επικοινωνία είχαμε ραντεβού, σαν βοηθητικοί πόροι θα μπορούσαν να οριστούν ένας πωλητής ή ένας σύμβουλος και ένα εταιρικό αυτοκίνητο το οποίο θα χρησιμοποιούσαν οι πόροι για να μεταβούν στο σημείο του ραντεβού. Η ορισμένη συμμετοχή τους ως απαιτούμενη είναι μεγάλης σημασίας γιατί γίνεται έλεγχος από την εφαρμογή στη συγκεκριμένη ημερομηνία και ώρα δέσμευσης των πόρων προκειμένου να αποφευχθούν διπλές καταχωρήσεις (Επικάλυψη πόρου).
Στις Συναφείς Ενέργειες, μπορείτε να επιλέξετε κάποια υπάρχουσα ενέργεια ώστε να συσχετιστεί με την συγκεκριμένη ενέργεια, ή να δημιουργήσετε μια νέα σχετιζόμενη ενέργεια. Ακριβώς από κάτω υπάρχει το πλαίσιο όπου εμφανίζει πατώντας “Φόρτωση δεδομένων” όλες τις σχετιζόμενες ενέργειες με την συγκεκριμένη ενέργεια.
Στο tab: Πρόσθετα, υπάρχουν τα πεδία “Action Center Reminder” και “Υπενθύμιση Pop Up” στα οποία μπορείτε να βάλετε τα λεπτά στα οποία θέλετε προειδοποίηση για αυτή την ενέργεια. Από την εφαρμογή προτείνονται οι προειδοποιήσεις που έχουν οριστεί για όλες τις ενέργειες μαζικά στη γενική παραμετροποίηση των ενεργειών, μπορούν όμως να τροποποιηθούν ανά ενέργεια κατόπιν επέμβασης του χρήστη σε αυτό εδώ το σημείο.
Στο tab: Υπομνήματα/Περισσότερα μπορείτε να εισάγετε σχόλια τα οποία κρατούνται ανά χρήστη με στοιχεία ημερομηνίας και ώρας ως ιστορικό.
Μετασχηματισμός ενέργειας CRM σε κίνηση εμπορικού κυκλώματος
Στο κύκλωμα του CRM έχετε τη δυνατότητα να καταχωρήσετε ευκαιρία πώλησης, με σκοπό να μετασχηματιστεί σε αντίστοιχο παραστατικό. Το πλεονέκτημα είναι πως λειτουργεί ακριβώς όπως ένα εμπορικό παραστατικό, δίνοντας την δυνατότητα, να χρησιμοποιείτε τους αντίστοιχους κανόνες τιμοκαταλόγων, εκπτώσεων, καθώς και τα κουμπιά για ανάλυση γραμμής, εκπτώσεων και τις ενέργειες γραμμής.
Έστω ότι καταχωρείτε μια ενέργεια Ραντεβού – Ευκαιρία πώλησης. Έχετε την δυνατότητα να μετασχηματίσετε απευθείας σε προσφορά, παραγγελία ή παραστατικό πώλησης είδη τα οποία έχουν πάρει μέρος σε Ραντεβού, Ευκαιρία Πώλησης ή Εργασία του CRM.
Προϋπόθεση για να μπορείτε να μετασχηματίσετε ενέργεια σε προσφορά, παραγγελία ή παραστατικό πώλησης, είναι να υπάρχουν είδη ή υπηρεσίες με τις αντίστοιχες τιμές και ποσότητες, στο tab: Γραμμές Παραστατικού.
Επίσης, ο “Τύπος τιμολογίου” να είναι ίδιος με την επιλογή στο πεδίο “Χρήση τιμής” από την παραμετροποίηση του τύπου παραστατικού, στο οποίο θα καταλήξει η ενέργεια. Πρακτικά δηλαδή, αν η ενέργεια έχει “Τύπο τιμολογίου” χονδρική, αντίστοιχα και ο τύπος παραστατικού της προσφοράς, να κάνει χρήση τιμής χονδρικής. Προαιρετικά μπορείτε να επιλέξετε και τον τρόπο πληρωμής που θέλετε να συμπεριλάβει ο μετασχηματισμός και από Εργασίες → Μετασχηματισμός να επιλέξετε το εμπορικό παραστατικό (Προσφορά Πώλησης ή Παραγγελία Πώλησης ή Παραστατικό Πώλησης) στο οποίο θα μετασχηματιστούν τα είδη που εμφανίζονται στο Ραντεβού, με βάση το σενάριο μετασχηματισμού, από την παραμετροποίηση των ενεργειών, όπως αναφέρθηκε προηγουμένως.
Εάν επιλέξετε μερικό μετασχηματισμό, διαλέγοντας Ναι για το 1ο είδος και Όχι για το 2ο είδος, η εφαρμογή θα σας ρωτήσει εάν θέλετε να κρατήσει ενέργεια crm με την μη μετασχηματισμένη ποσότητα. Επιλέγοντας Ναι και πατώντας το button της Εκτέλεσης δημιουργείται η προσφορά.
Αποθηκεύοντας την Προσφορά Πώλησης και πηγαίνοντας ξανά στο Ραντεβού CRM που μόλις καταχωρήσατε και συγκεκριμένα στις Ενέργειες → Σχετιζόμενες Οντότητες θα δείτε όλες τις συνδέσεις ενεργειών και μετασχηματισμών.
Το tab: Προσφορές χρησιμοποιείται όταν έχετε ήδη εισάγει μια Προσφορά Πωλήσεων στο κύκλωμα του Εμπορικού που περιλαμβάνει πολλά είδη και διευκολύνει ώστε να καλέσετε την Προσφορά και να μην καταχωρήσετε το πλήθος αυτών των ειδών.
Σημείωση: Εάν σε Ενέργεια CRM που μετασχηματίζεται, εισάγετε επαφή που δεν είναι ακόμα πελάτης, είναι σημαντικό να έχετε ορίσει αυτόματη κωδικοποίηση στις Παραμέτρους πελατών (Οργάνωση → Συναλλασσόμενοι → Πελάτες → Παράμετροι) ώστε ο πελάτης να δημιουργηθεί αυτόματα από την Εφαρμογή κατά τον μετασχηματισμό.
Τρόποι κλεισίματος ενέργειας
Παρέχονται τέσσερις τρόποι με τους οποίους μπορείτε να κλείσετε μια Ενέργεια CRM.
- Από τα KPI στη αρχική οθόνη της εφαρμογής κάνετε δεξί κλικ σε προγραμματισμένη ενέργεια και επιλέγετε Τέλος Ενέργειας.
- Μέσα στην Ενέργεια επιλέγετε στο πεδίο “Κατάσταση”, κάτω δεξιά την τιμή Κλειστή.
- Μέσα στην Ενέργεια, επιλέγετε Ενέργειες à Εργασίες → Τέλος Ενέργειας.
- Από την οθόνη προβολής των επαφών ή των πόρων, στο αντίστοιχο πλαίσιο εμφάνισης των ενεργειών τους, με δεξί κλικ πάνω στην ενέργεια και επιλογή “Τέλος ενέργειας”.
Σε κάθε περίπτωση, εμφανίζεται σχετικός πίνακας όπου καθορίζετε Αποτέλεσμα, Κλίμακα, Διάρκεια και Σχόλια (εάν υπάρχουν).
Δημιουργία ενέργειας CRM από κίνηση εμπορικού κυκλώματος
Διατίθεται η δυνατότητα να δημιουργήσετε αυτόματα μια ενέργεια CRM από μια κίνηση του εμπορικού κυκλώματος. Για παράδειγμα, έχετε αποστείλει μια προσφορά ειδών σε ένα πελάτη και θέλετε 2 (δύο) ημέρες μετά ένας υπάλληλος να επικοινωνήσει με την επαφή της προσφοράς για να μάθει το αποτέλεσμα. Για να το πετύχετε αυτό πρέπει να εισάγετε την Ροή που δημιουργεί την ενέργεια της Επικοινωνίας του CRM μέσα στην σειρά του Εμπορικού παραστατικού δηλαδή στη Σειρά της Προσφοράς. Συγκεκριμένα πηγαίνετε μέσα στην Σειρά και μπαίνετε στο tab: CRM. Στο πεδίο “Ροή Ενέργειας’’ εισάγετε την ροή που θα δημιουργήσει την ενέργεια με την καταχώρηση της Προσφοράς.
Διαφορετικά μπορείτε να δημιουργήσετε χειροκίνητα την αντίστοιχη ενέργεια CRM, κατόπιν αποθήκευσης της προσφοράς, από τη διαδρομή Ενέργειες → CRM → Δημιουργία ενέργειας CRM.
H εικόνα που θα έχετε με την καταχώρηση της Προσφοράς και πηγαίνοντας στο Ενέργειες → Σχετιζόμενα Παραστατικά είναι η ακόλουθη:
