Μπορείτε να πραγματοποιήσετε μία νέα διαδικασία φυσικής απογραφής, επιλέγοντας “Προσθήκη” από το μενού Αποθήκη → Για Προχωρημένους → Διαδικασία Φυσικής Απογραφής. Αφού ορίσετε “Κωδικό” και ένα διακριτό “Όνομα”, έχετε τη δυνατότητα να φορτώσετε τις παραμέτρους και τα είδη, επιλέγοντας ένα σενάριο από τη σχετική λίστα του πεδίου “Σενάρια Φυσικής Απογραφής”. Εναλλακτικά, συμπληρώνετε υποχρεωτικά Υποκ/μα Εταιρίας, Αποθήκη και Σειρά Ελλείματος, Σειρά Πλεονάσματος από το tab: Σειρά.

Η ένδειξη στο πεδίο “Κατάσταση” ενημερώνει το χρήστη για την κατάσταση της διαδικασίας της φυσικής απογραφής και το περιεχόμενό του δε μπορεί να μεταβληθεί. Ουσιαστικά πρόκειται για τα βήματα που πρέπει να εκτελεστούν από τον οδηγό της διαδικασίας, ώστε να ολοκληρωθεί επιτυχώς η φυσική απογραφή:

• Ανοικτή: Δεν έχει εκτελεστεί κανένα βήμα της διαδικασίας φυσικής απογραφής.
• 1η /2η /3η Καταμέτρηση: Η διαδικασία βρίσκεται στην 1η /2η /3η Καταμέτρηση αντίστοιχα.
• Τέλος Καταμέτρησης: Οι καταμετρήσεις έχουν ολοκληρωθεί και εκκρεμεί η επικύρωση ακεραιότητας των δεδομένων.
• Έλεγχος: Η διαδικασία βρίσκεται στη φάση της σύγκρισης των υπολοίπων αποθήκης με το υπόλοιπο της καταμέτρησης και παρουσιάζονται οι αυξομειώσεις ποσοτήτων που θα προκύψουν. Επιτρέπεται η αλλαγή δεδομένων καταμέτρησης.
• Ολοκλήρωση Ελέγχου: Έχουν αποθηκευτεί οι αλλαγές και έχει ολοκληρωθεί ο έλεγχος τον ποσοτήτων που θα γίνουν εισαγωγή/εξαγωγή. Ουσιαστικά εκκρεμεί μόνο η δημιουργία των παραστατικών
• Κλειστό: Όλα τα βήματα της διαδικασίας έχουν ολοκληρωθεί κανονικά και έχουν δημιουργηθεί τα παραστατικά αποθήκης.

Group Ρυθμίσεις

Στα πεδία “Ημ/νία Έναρξης” και “Ημ/νία Λήξης” ορίζετε το διάστημα που αφορά η φυσική απογραφή, όπως μία μηνιαία περίοδος.

Στο πεδίο “Τύπος Καταμέτρησης” ορίζετε αν η διαδικασία της φυσικής απογραφής θα περιλαμβάνει μία, δύο ή τρεις καταμετρήσεις. Σημειώνεται ότι τα παραστατικά αποθήκης θα δημιουργηθούν με βάση την πρώτη καταμέτρηση, και οι υπόλοιπες καταμετρήσεις έχουν το ρόλο της επιβεβαίωσης ορθότητας της πρώτης. Η διπλή και τριπλή καταμέτρηση χρησιμοποιείται όταν γίνεται πολλαπλή καταμέτρηση του ίδιου αποθέματος ως επαλήθευση της αρχικής καταμέτρησης.

Στο πεδίο “Τύπος Ημερ/νίας Υπολοίπου” ορίζετε:

• Έναρξη Φυσικής Απογραφής: Οι κινήσεις αποθήκης που θα δημιουργηθούν από τη διαδικασία της φυσικής απογραφής, θα γίνουν στην ημερομηνία που έχει οριστεί στο πεδίο “Ημ/νία Έναρξης”
• Λήξη Φυσικής Απογραφής: Οι κινήσεις αποθήκης που θα δημιουργηθούν από τη διαδικασία της φυσικής απογραφής, θα γίνουν στην ημερομηνία που έχει οριστεί στο πεδίο “Ημ/νία Λήξης”
• Ημερομηνία Καταμέτρησης: Οι κινήσεις αποθήκης που θα δημιουργηθούν από τη διαδικασία της φυσικής απογραφής, θα γίνουν στην ημερομηνία που έχει οριστεί στο πεδίο “Ημ/νία Υπολοίπου”

Οι Τελικές καταμετρήσεις της διαδικασίας συγκρίνονται με το Υπόλοιπο του Είδους ανάλογα με την επιλογή που έχει γίνει στον Τύπο Ημερομηνίας Υπολοίπου.

Η επιλογή “Παρακολούθηση Θέσεων” ενεργοποιείται εφόσον ο “Τύπος Καταμέτρησης” είναι δύο ή τρεις καταμετρήσεις και δίνει τη δυνατότητα καταγραφής της θέσης του είδους στον αποθηκευτικό χώρο. Στα πεδία “Παρακολούθηση Θέσεων” και “Πολλαπλοί Μετρητές” επιλέγετε Ναι εφόσον θα παρακολουθείτε θέσεις στην απογραφή και αν θα έχετε παραπάνω από έναν μετρητή (αν θέλετε να καταγράψετε πολλαπλές μετρήσεις είτε από τους ίδιους μετρητές είτε από διαφορετικούς).

Η παρακολούθηση θέσεων μπορεί να χρησιμοποιηθεί είτε σε απογραφή αποθήκης wes με επιλογή των συγκεκριμένων θέσεων είτε σε απογραφή απλής αποθήκης με χρήση των πεδίων ως πληροφοριακά.

Το πεδίο ”Κατάσταση αποθήκης” είναι ενεργό σε δύο περιπτώσεις: όταν έχει επιλεγεί ως Τύπος Ημερ/νίας Υπολοίπου → Εκκίνηση Μέτρησης και η αποθήκη είναι WES με Παρακολούθηση Θέσεων → Όχι. Όταν η αποθήκη δεν είναι WES, ανεξάρτητα από την τιμή της Παρακολούθησης Θέσεων.

Στην περίπτωση που έχει επιλεγεί Κατάσταση Αποθήκης → Σε λειτουργία, η απογραφή γίνεται με live stock. Κατά την έναρξη της αποθηκεύονται τα υπόλοιπα των ειδών που θα απογραφούν. Σε κάθε σκανάρισμα γίνεται timestamp και στην ολοκλήρωση των καταμετρήσεων υπολογίζονται οι εισαγωγές-εξαγωγές των ειδών μέχρι εκείνη την στιγμή.

Group Συμπεριφορά

Στο πεδίο “Προέλευση Ειδών” επιλέγετε μεταξύ των τιμών:

• Οριζόμενο από τον Χρήστη: Δίνει τη δυνατότητα να προσθέσει ο χρήστης τα είδη που επιθυμεί να συμμετέχουν στο σενάριο από το μενού “Ενέργειες”.
• Είδη Εταιρίας: Συμμετέχουν στο σενάριο όλα τα είδη Αποθήκης της επιλεγμένης εταιρίας, από την περιοχή εργασίας.
• Είδη Υποκ/τος: Συμμετέχουν μόνο τα είδη που έχουν κινηθεί (κυκλώματα Αγορών, Πωλήσεων και Αποθήκης) στο υποκατάστημα που έχει οριστεί στο σενάριο.
• Είδη Αποθήκης: Συμμετέχουν μόνο τα είδη που έχουν κινηθεί (κυκλώματα Αγορών, Πωλήσεων και Αποθήκης) στον αποθηκευτικό χώρο που έχει οριστεί στο σενάριο.

Στα πεδία “Μη Υπάρχοντα Είδη” (η παράμετρος αναφέρεται στα είδη τα οποία δεν θα γίνουν φόρτωση στο συγκεκριμένο φύλλο απογραφής) και “Λείπει Σειριακός” επιλέγετε από τις παρακάτω τιμές:

• Παράλειψη: Εφόσον δεν ενημερωθεί η ποσότητα του Είδους ή ο Σειριακός Αριθμός του είδους κατά την καταμέτρηση, η εφαρμογή θα αφήσει αναλλοίωτο το υπόλοιπο αποθήκης για τα είδη αυτά.
• Μηδενική Καταμέτρηση: Εφόσον δεν ενημερωθεί η ποσότητα του Είδους ή ο Σειριακός Αριθμός του είδους κατά την καταμέτρηση, η εφαρμογή θα θεωρήσει ότι το υπόλοιπο αποθήκης είναι μηδενικό για τα είδη αυτά.

Στο πεδίο “Συμπεριφορά Εγγυοδοσίας” επιλέγετε:

• Κανένα: Εφόσον δεν επιθυμείτε η απογραφή να συμπεριλάβει είδη εγγυοδοσίας
• Αυτόματο: Εφόσον επιθυμείτε να συμπεριληφθούν και είδη απογραφής

Το πεδίο “Items Filter Behavior” αφορά τα φίλτρα του είδους. Εάν επιλεγεί Αυστηρή τότε τα είδη που θα συμμετέχουν στην απογραφή θα είναι αυτά και μόνο που πληρούν τα επιλεγμένα φίλτρα, σε αντίθεση με την επιλογή της Πρότασης.

Όταν η Απογραφή αναφέρεται σε Αποθήκη που είναι WMS, και έχει γίνει επιλογή Παρακολούθησης Θέσεων, τότε η ανάκτηση αποθεμάτων γίνεται από το WMS Κύκλωμα.

Στο πεδίο “Διαχείριση Άγνωστου Barcode” επιλέγετε Ναι, Όχι, Επιβεβαίωση αναλόγως αν θέλετε να διαχειριστείτε barcodes που δεν υπάρχουν καταχωρημένα και στη συνέχεια να τα εισάγετε σε είδη.

Tab Σειρά

Στη συνέχεια στα πεδία “Σειρά Ελλείματος”, “Σειρά Πλεονάσματος” και “Σειρά Τακτοποίησης”, επιλέγετε τις σειρές, για την αυτόματη δημιουργία παραστατικών εισαγωγής, εξαγωγής και ενδοδιακίνησης αντίστοιχα.

Tab Φίλτρα είδους

Μπορείτε να ορίσετε φίλτρα για τα είδη που θα συμμετέχουν στη φυσική απογραφή με βάση την Λογιστική Κατηγορία του είδους, τις Κατηγορίες Είδους, τις Δενδροειδείς Κατηγορίες Είδους και τους Πίνακες από τα πεδία χρήστη.

Φόρτωση και Διόρθωση Ειδών

Εφόσον έχετε επιλέξει στο πεδίο “Προέλευση Ειδών” την τιμή Οριζόμενο από τον Χρήστη, από το μενού “Ενέργειες”, μπορείτε να καθορίσετε τα είδη που θα συμμετέχουν στην Φυσική Απογραφή.

Τα κουμπιά της “Φόρτωσης Ειδών Αποθήκης/Υποκαταστήματος/Εταιρίας”, εισάγουν τα είδη που έχουν κινηθεί στον επιλεγμένο Αποθηκευτικό Χώρο, Υποκατάστημα και Εταιρία αντίστοιχα.

Μετά την επιτυχή φόρτωση ειδών, επιλέγοντας το πλήκτρο “Εμφάνιση και Διόρθωση” έχετε τη δυνατότητα να διαγράψετε τα είδη που φορτώθηκαν αυτόματα ή να εισάγετε οποιοδήποτε άλλο είδος που εξαιρέθηκε από τα φίλτρα, με τις αντίστοιχες επιλογές στην κορυφή της οθόνης. Το πλήκτρο της “Φόρτωσης Δεδομένων” στο κάτω μέρος της οθόνης, επαναφέρει τη λίστα των ειδών, όπως αυτή διαμορφώθηκε κατά την τελευταία αποθήκευση.

Στην οθόνη Φυσική απογραφή εμφανίζονται οι πληροφορίες του σεναρίου και μπορείτε να ορίσετε τον τρόπο ταξινόμησης των ειδών, με βάση τον Κωδικό ή το Όνομα από το “Πεδίο Ταξινόμησης”.