Από την επιλογή του μενού Αποθήκη → Για Προχωρημένους → Διαδικασία Φυσικής Απογραφής, μεταφέρεστε στη λίστα των φυσικών απογραφών που έχουν πραγματοποιηθεί έως τώρα ή που βρίσκονται σε εξέλιξη. Η στήλη “Κατάσταση” περιέχει την πληροφορία για το στάδιο/βήμα στο οποίο βρίσκεται αυτή τη στιγμή η συγκεκριμένη διαδικασία φυσικής απογραφής. Εισερχόμενοι σε μία από τις καταχωρημένες διαδικασίες μπορείτε να έχετε μία εποπτεία των αποτελεσμάτων ή να ολοκληρώσετε τη διαδικασία εφόσον αυτή βρίσκεται σε κάποιο ενδιάμεσο βήμα.
Αφού ολοκληρώσετε την εισαγωγή παραμέτρων στο σενάριο φυσικής απογραφής, επιλέγετε από το μενού ενέργειες το πλήκτρο “Φόρτωση Ειδών” για να γίνει εισαγωγή των ειδών που ορίσατε στο σενάριο Φυσικής Απογραφής. Εφόσον δεν έχει επιλεγεί σενάριο, μπορείτε να φορτώσετε τα είδη που έχουν κινηθεί στον επιλεγμένο Αποθηκευτικό Χώρο, Υποκατάστημα ή Εταιρία, χρησιμοποιώντας τις αντίστοιχες επιλογές του μενού των ενεργειών.
Επιλέγοντας “Εμφάνιση και Διόρθωση”, ξεκινάει ο οδηγός φυσικής απογραφής όπου στο πρώτο βήμα έχετε τη δυνατότητα επεξεργασίας της λίστας ειδών που θα συμμετάσχουν στην απογραφή. Με το πλήκτρο “Προσθήκη”, εμφανίζεται παράθυρο όπου μπορείτε να αναζητήσετε ένα είδος ή να επιλέξετε το πεδίο ανεύρεσης “Είδος”, μέσω του οποίου σας εμφανίζεται ολόκληρη η λίστα ειδών.
Μετά την ανεύρεση του είδους, προστίθεται το αντίστοιχο είδος στην Καταγραφή. Αποθηκεύοντας τα νέα είδη, αυτά προστίθενται στη λίστα ειδών φυσικής απογραφής.
Από το μενού Ενέργειες → Εισαγωγή Αρχείου της οθόνης “Επιλογή Ειδών” έχετε τη δυνατότητα να εισάγετε είδη από αρχείο Excel ή Txt.
Δίπλα από κάθε είδος, στα πεδία “Κωδικός Είδους” και “Όνομα Είδους” μπορείτε να οδηγηθείτε στην οθόνη με τα σταθερά στοιχεία του είδους, επιλέγοντας το εικονίδιο του μεγεθυντικού φακού.
Τέλος, αφού ολοκληρώσετε την επεξεργασία της λίστας των ειδών, αποθηκεύετε τις αλλαγές και με το πλήκτρο “Επόμενο” προχωρείτε στο 2o βήμα της διαδικασίας Φυσικής Απογραφής.
Καταμέτρηση Υπολοίπων – Πολλαπλές Καταμετρήσεις
Μετά τον έλεγχο των ειδών, συνεχίζετε στο βήμα της καταμέτρησης του οδηγού Φυσικής Απογραφής. Στο Βήμα αυτό, εμφανίζονται οι στήλες “1η Μέτρηση Ποσ. 1ης Μ.Μ.” και “1η Μέτρηση Ποσ. 2ης Μ.Μ.” όπου καταχωρείτε τις ποσότητες πρώτης και δεύτερης μονάδας μέτρησης που βρέθηκαν στην αποθήκη. Επιπλέον, ενημερώνετε στη στήλη “Ημ/νία 1ης Καταμ.”, την ημερομηνία που πραγματοποιήθηκε η καταμέτρηση.
Εφόσον στις παραμέτρους της διαδικασίας έχετε επιλέξει τη διεξαγωγή δύο ή τριών καταμετρήσεων (πολλαπλές καταμετρήσεις), ο οδηγός στα επόμενα βήματα συνεχίζει με τις πρόσθετες καταμετρήσεις. Έχετε την δυνατότητα δηλαδή τα ίδια είδη να τα καταμετρήσετε και 2η και 3η φορά. Για παράδειγμα, γίνεται 1η καταμέτρηση για το Είδος Α και καταγράφονται 10 τεμάχια. Γίνεται 2η καταμέτρηση και καταγράφονται 11 τεμάχια. Στην 3η καταμέτρηση καταγράφονται 9 τεμάχια. Προφανώς μια από τις τρεις μετρήσεις είναι λάθος. Στο βήμα 6 λοιπόν, διαπιστώνεται η ορθότητα του υπολοίπου και ο χρήστης επιλέγει με ποια καταμέτρηση θα προχωρήσει την ενημέρωση της ποσότητας τελικά.
Σε κάθε περίπτωση, οι επιπλέον καταμετρήσεις λειτουργούν επιβεβαιωτικά ως προς το αποτέλεσμα της πρώτης καταμέτρησης. Τα παραστατικά αποθήκης που θα δημιουργηθούν στο τέλος της διαδικασίας, γίνονται με βάση το αποτέλεσμα της πρώτης καταμέτρησης. Σε περίπτωση που επιθυμείτε να γίνουν με βάση τη δεύτερη καταμέτρηση, επιλέγετε από Ενέργειες → Ενημέρωση από 2η Καταμέτρηση (στο 7ο βήμα της απογραφής). Αντίστοιχα αν θέλετε να γίνουν με βάση την τρίτη καταμέτρηση (Ενημέρωση από 3η Καταμέτρηση).
Στην στήλη “Κατάσταση” εμφανίζεται η ένδειξη Έγκυρο, για τις γραμμές ειδών που μπορούν να προχωρήσουν στο επόμενο βήμα του οδηγού, ενώ σε περίπτωση λάθους, στη στήλη αυτή αναφέρεται μία σύντομη περιγραφή του προβλήματος. Περισσότερες λεπτομέρειες καταγράφονται στη στήλη “Μήνυμα Κατάστασης”. Εφόσον επιθυμείτε να διαγράψετε όλες τις ποσότητες για την τρέχουσα καταμέτρησης, μπορείτε να επιλέξετε το πλήκτρο “Διαγραφή αξιών καταμέτρησης” από το μενού “Ενέργειες” στο επάνω τμήμα της οθόνης.
Καταμέτρηση Υπολοίπων – Πολλαπλοί Μετρητές
Με το πλήκτρο της “Πλήθος” (ενεργοποιείται από το 2ο βήμα της απογραφής και έπειτα) εμφανίζεται η φόρμα καταχώρησης Νέο Είδος Φυσικής Απογραφής βάσει Κωδικού Σάρωσης, με την οποία δίνεται δυνατότητα επιλογής του είδους ή προσθήκης του κωδικού σάρωσης.
Το πεδίο “Πλήθος” δείχνει σε ποια καταμέτρηση βρίσκεστε, το “Count Date” την ημερομηνία της απογραφής και στο πεδίο “Μετρητής” συμπληρώνετε τον κωδικό ή το όνομα του μετρητή. Οι τιμές των μετρητών αποθηκεύονται σε drop down λίστα για εύκολη επιλογή σε επόμενη καταμέτρηση.
Από Ενέργειες → Διαχείριση Αγνώστων Scancodes μπορείτε να εισάγετε scancode για παράδειγμα barcode που θα το συνδέσετε με είδος ώστε να γίνει η εισαγωγή του στο τέλος.