Σχετικά με την διαχείριση των διαφορών ποσοτικών παραλαβών όταν αυτές προκύπτουν σε φάκελο κοστολόγησης, όταν δηλαδή στον φάκελο συμπεριλαμβάνεται Δελτίο Παραλαβής και Τιμολόγιο Αγοράς με διαφορετική ποσότητα το κάθε ένα, στο πεδίο “Κλείσιμο” του φακέλου κοστολόγησης αλλά και στο πεδίο “Πρόβλεψη” έχετε τις εξής επιλογές:
Ίσες Παραληφθείσες και Τιμολογημένες Ποσότητες : με αυτή την επιλογή, κατά το κλείσιμο του φακέλου, πραγματοποιείται έλεγχος και δεν επιτρέπεται το κλείσιμο του Φακέλου αν οι Παραληφθείσες ποσότητες δεν είναι ίσες με τις Τιμολογηθείσες ανά είδος φακέλου.
Ασυμφωνία ποσοτήτων υπολογισμός αναλογικής αξίας : Σε αυτή τη περίπτωση όταν υπάρχει ασυμφωνία ποσοτήτων παραλαβής και ποσοτήτων τιμολόγησης, το κλείσιμο του φακέλου γίνεται λαμβάνοντας υπόψη αξίες τιμολογίου αγοράς βάσει ποσότητας παραλαβής και όχι τιμολογηθείσας ποσότητας.
Παράδειγμα :
Έστω Δελτίο Παραλαβής 900 τεμ και Τιμολόγιο με 1000 τεμ και τιμή 10 ευρώ.
Επιπλέον, υπάρχει και τιμολόγιο εξόδων 1000 ευρώ.
Ίσες παραληφθείσες και τιμολογημένες ποσότητες:
Ως αξία τιμολογίου λαμβάνεται υπόψη η 900 * 10 = 9000 και όχι αυτή του τιμολογίου που είναι 1000 * 10 = 10000. Σε αυτή την αξία προστίθενται τα επιμεριζόμενα έξοδα επίσης αναλογικά με την ποσότητα παραλαβής, δηλαδή αντί για 1000 ευρώ έξοδα, προστίθενται 900 ευρώ έξοδα.
Επομένως συνολική αξία εισαγωγής = 9900 για 900 τεμ. και άρα η τιμή κόστους που διαμορφώνει το είδος είναι 9900/900=11.
Σε αυτή την περίπτωση δηλαδή η τιμή κόστους δεν επηρεάζεται από την διαφορά της ποσότητας παραλαβής.
Λογιστικά όμως θα δημιουργήσει το εξής πρόβλημα : Επειδή στον 32 θα πέσει αρχικά όλη η αξία αγοράς και εξόδων, δηλαδή 11000, ενώ το κλείσιμο του φακέλου θα γίνει με την αξία 9900, θα παραμείνει στον 32 υπόλοιπο αξίας 1100 ευρώ. Η αξία αυτή θα πρέπει να κλείσει με καταχώρηση επιπλέον παραστατικών.
Για παράδειγμα στην περίπτωση που έχετε έλλειμα, το παραστατικό αυτό θα μπορούσε να είναι ένα Πιστωτικό τιμολόγιο το οποίο θα μειώσει την αξία με την οποία χρεώνεται ο 32 στο σύνολό του.
Ασυμφωνία ποσοτήτων χρήση της συνολικής αξίας: Σε αυτή τη περίπτωση όταν υπάρχει ασυμφωνία ποσοτήτων παραλαβής και ποσοτήτων τιμολόγησης, το κλείσιμο του φακέλου γίνεται λαμβάνοντας υπόψη αξίες τιμολογίου αγοράς βάσει τιμολογειθήσας ποσότητας και όχι ποσότητας παραλαβής.
Παράδειγμα:
Έστω Δελτίο Παραλαβής 900 τεμ και Τιμολόγιο με 1000 τεμ και τιμή 10 ευρώ.
Επιπλέον, υπάρχει και τιμολόγιο εξόδων 1000 ευρώ.
Ίσες παραληφθείσες και τιμολογημένες ποσότητες:
Ως αξία τιμολογίου λαμβάνεται υπόψη η 1000 * 10 = 10000 και όχι αυτή της παραλαβής που είναι 900 * 10 = 9000. Σε αυτή την αξία προστίθενται τα επιμεριζόμενα έξοδα στο σύνολό τους δηλαδή 1000 ευρώ.
Επομένως συνολική αξία εισαγωγής = 11000 για 900 τεμ. και άρα η τιμή κόστους που διαμορφώνει το είδος είναι 11000/900=12,22.
Με την επιλογή αυτή δηλαδή η τιμή κόστους των ειδών επηρεάζεται άμεσα βάσει της ποσοτικής διαφοράς στην παραλαβή.
Συνήθως την επιλογή αυτή την επιλέγετε, όταν δεν πρόκειται να λάβετε επιπλέον παραστατικά που να αφορούν την διαφορά.
Τέλος, μια εναλλακτική παρακολούθηση θα ήταν να καταχωρείται η παραλαβή ίδια με την τιμολόγηση ως προς την ποσότητα παραλαβής και να κλείνει ο φάκελος σαν να μην υπήρχε διαφορά και την διαφορά να την αποτυπώνετε σε επιπλέον καταχώρηση παραστατικού αποθήκης, κατάλληλα παραμετροποιημένο ώστε να επηρεάζει τόσο τις ποσότητες παραλαβής, όσο και την τιμή κόστους ή όχι ανάλογα τι επιθυμείτε.